Formación en Gemini
Ficha GG-02
Google Gemini
Bonificable por FUNDAE
Gemini para tu departamento
Gemini para tu departamento es una formación práctica en vivo de 6 horas para que un equipo de negocio use Gemini en Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Meet, y la app de Gemini, con sus documentos y procesos reales. BertIA, consultora de datos e IA en España, la imparte en ediciones por departamento sobre el Google Workspace que ya usáis y deja al grupo con sus casos de uso priorizados.
6 h de práctica con casos reales del equipo
6–12 personas por sesión
FUNDAE bonificable, gestión incluida
En vivo presencial u online
01
Qué es la formación de Gemini en Google Workspace para tu departamento y para quién
Dos sesiones de tres horas para que un departamento incorpore Gemini a su trabajo de cada semana: preparar un informe, responder un correo difícil, ordenar una hoja de cálculo, montar una presentación o recuperar lo acordado en una reunión. Cada edición se prepara con los documentos, los procesos y la jerga del departamento, no con ejemplos genéricos.
Para quién
equipos de negocio de un mismo departamento: Finanzas, Comercial, RRHH, Operaciones, Calidad y, en farma, Regulatory y Médico. No hace falta ninguna base técnica; sí tener Google Workspace con Gemini. Si preferís empezar por una sola tarea, tenéis las cápsulas de dos horas Correo y reuniones con IA, Documentos y presentaciones con IA, Hojas de cálculo con IA y Consultar documentos con IA.
Qué gana la organización
un equipo que sabe pedir, comprobar y reutilizar lo que Gemini genera; unas pautas propias de uso y de revisión por tipo de documento; y una lista de casos de uso priorizados, con una recomendación clara de por dónde empezar.
Cómo lo trabajamos
Empezamos con un diagnóstico previo: pasamos una encuesta corta a los asistentes y hacemos una llamada de 30 minutos con quien impulsa la formación. Con eso preparamos la sesión sobre vuestros procesos. Conocemos el trabajo diario de farma, industria y retail, y lo llevamos a cada ejemplo.
La formación puede abrir un proyecto de agentes departamentales, si el equipo detecta tareas que merezca la pena automatizar.
02
Objetivos de aprendizaje en Gemini para tu departamento
Al terminar, cada participante es capaz de:
OA-1
Pedir a Gemini en Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Meet con una instrucción clara: objetivo, contexto, formato y tono.
OA-2
Usar la app de Gemini con los documentos del departamento y saber de dónde sale cada respuesta.
OA-3
Pedir a Gemini en una hoja de cálculo que explique una tabla, y distinguir cuándo conviene preguntar a la hoja y cuándo usar la fórmula de Gemini en las celdas.
OA-4
Aplicar una revisión humana sencilla, distinta para cada tipo de documento del departamento.
OA-5
Guardar las instrucciones que funcionan y compartirlas con el equipo como biblioteca propia.
OA-6
Identificar qué tareas del departamento merecen un asistente propio y describir el primer caso con un lienzo: problema, datos, usuarios, valor y esfuerzo.
03
Temario de Gemini para tu departamento, sesión a sesión
Temario de referencia para dos sesiones de 3 h, online o presenciales. En la propuesta se ajusta a vuestro departamento y a vuestro sector.
M1
Gemini en el trabajo diario del departamento
Sesión 1 · 90 min
1.1
Qué es Gemini en Google Workspace y qué ve: lo que cada persona ya tiene en su Drive, su correo y su calendario, con sus permisos. Cómo se tratan vuestros datos con una licencia de Workspace con Gemini: no se usan para entrenar los modelos ni los revisan personas.
1.2
Una buena instrucción: objetivo, contexto, documentos de referencia, formato y tono. Se ensaya con tareas reales del departamento.
1.3
La app de Gemini para preparar una reunión, resumir un hilo largo o trabajar con un documento del Drive.
1.4
Gmail y Meet: borradores de respuesta y recuperación de lo hablado en las reuniones, con las funciones que estén activas en vuestro dominio.
1.5
Práctica: cada participante resuelve una tarea de su semana con la instrucción que ha escrito.
M2
Documentos, hojas de cálculo y presentaciones
Sesión 1 · 90 min
2.1
Documentos: primeros borradores, resúmenes de documentos largos y adaptación de un texto a otro público.
2.2
Hojas de cálculo: preguntar a Gemini por una tabla para ver correlaciones, valores atípicos y gráficos, y la fórmula de Gemini en las celdas para tareas de texto sobre un rango. Cómo preparar la hoja para que Gemini la entienda.
2.3
Presentaciones: de un documento a una presentación, con vuestra plantilla y vuestro tono.
2.4
La revisión humana por tipo de documento: qué se comprueba siempre en una cifra, una cita, un texto legal o una comunicación a clientes.
2.5
Práctica: un documento real del departamento, de la instrucción a la versión revisada.
M3
Gemini Notebook, asistentes propios y seguridad
Sesión 2 · 90 min
3.1
Gemini Notebook (antes NotebookLM): reunir las fuentes de un tema y preguntarles, con cada respuesta apoyada en vuestros documentos. Lo que subís no se usa para entrenar.
3.2
Asistentes propios en la app de Gemini: guardar una instrucción con sus archivos de referencia y compartirla con el equipo. Estos asistentes están en evolución, y os explicamos qué veis en vuestro dominio y qué conviene esperar.
3.3
Cuándo compensa pasar de una buena instrucción a un asistente del departamento. Más en Agentes de IA para empresas, sin programar.
3.4
Buenas prácticas de seguridad: qué carpetas conviene revisar antes de generalizar el uso y dónde se tratan los datos (el tratamiento se puede limitar a la UE). Se profundiza en Prepara la casa antes de la IA.
3.5
Reglamento europeo de IA: qué cambia para un equipo de negocio que usa estas herramientas y qué pautas internas conviene dejar por escrito.
M4
Taller final: casos de uso del departamento
Sesión 2 · 90 min
4.1
Lienzo de caso de uso: cada grupo completa problema, datos, usuarios, valor y esfuerzo para sus tres tareas más prometedoras.
4.2
Puesta en común y primera priorización entre los grupos, con el criterio de valor frente a esfuerzo.
4.3
Cómo medir el avance por tarea o por equipo: tiempo de preparación, número de revisiones y calidad del primer borrador. Nunca por persona.
4.4
Qué incluye el informe de casos de uso que os entregamos y la reunión de devolución a las dos semanas.
04
Qué hace Gemini en cada departamento
La formación es la misma en estructura y distinta en contenido. Esta tabla muestra cómo se concreta en cada edición.
Departamento
Documentos y tareas del día a día
Dónde ayuda Gemini
Qué se revisa siempre
Finanzas
Documentos y tareas del día a día
Cierres, informes de gestión, previsiones, conciliaciones y hojas con muchas pestañas
Dónde ayuda Gemini
En Hojas de cálculo para entender una tabla, y en Documentos para el comentario del cierre
Qué se revisa siempre
Cifras, fórmulas y criterios contables
Comercial
Documentos y tareas del día a día
Ofertas, seguimiento de cuentas, preparación de reuniones y propuestas
Dónde ayuda Gemini
En Gmail y Meet para el seguimiento, y en Presentaciones para las propuestas
Qué se revisa siempre
Compromisos, condiciones y tono con el cliente
RRHH
Documentos y tareas del día a día
Descripciones de puesto, comunicaciones internas, planes de formación y encuestas
Dónde ayuda Gemini
En Documentos y en la app de Gemini para borradores y resúmenes de respuestas
Qué se revisa siempre
Lenguaje inclusivo, datos personales y consistencia entre documentos
Operaciones
Documentos y tareas del día a día
Partes de producción o de tienda, incidencias, planes de mantenimiento y reuniones de seguimiento
Dónde ayuda Gemini
En Meet para acuerdos y acciones, y en Hojas de cálculo para ver tendencias
Qué se revisa siempre
Fechas, responsables y datos de origen
Calidad
Documentos y tareas del día a día
Procedimientos, desviaciones, informes de investigación y planes de acciones correctoras
Dónde ayuda Gemini
En Documentos para borradores y resúmenes, y en Gemini Notebook para recopilar antecedentes
Qué se revisa siempre
Que el contenido coincida con el documento vigente y con la evidencia
Regulatory y Médico (farma)
Documentos y tareas del día a día
Fichas técnicas, respuestas a consultas, comparación de versiones y revisión de literatura
Dónde ayuda Gemini
En Gemini Notebook para consultar y comparar fuentes, y en Documentos para las versiones de trabajo
Qué se revisa siempre
Cada afirmación frente a su fuente aprobada, siempre por una persona responsable
En entornos GxP, Gemini prepara borradores de trabajo y la persona responsable los revisa y aprueba. Qué funciones de Gemini están disponibles en cada aplicación depende de la edición de Workspace y del idioma; lo confirmamos con vosotros en el diagnóstico previo.
05
Requisitos para Gemini para tu departamento
Para todos
- Ordenador propio por participante
- Tres o cuatro documentos reales del departamento elegidos antes de empezar, con los datos sensibles anonimizados si hace falta
- Ganas de probar: no hace falta ninguna base técnica
Google Workspace con Gemini
licencia de la organización
- Gemini está incluido en las ediciones Business y Enterprise de Workspace, sin complemento adicional
- Para usos muy intensivos existe un complemento de acceso ampliado; lo revisamos si hace falta
- Acceso a Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Meet
Documentos y permisos
preparación con sistemas
- Gemini trabaja con lo que cada persona ya puede ver: conviene revisar antes los permisos de las carpetas compartidas del departamento
- Si queréis, lo revisamos juntos con vuestro equipo de sistemas durante el diagnóstico previo
06
Material de Gemini para tu departamento
Informe de casos de uso priorizados: de 5 a 10 casos, con una recomendación de por dónde empezar
Reunión de devolución a las dos semanas para revisar el informe y decidir los siguientes pasos
Sesión online
Biblioteca de instrucciones del departamento, probadas en la sesión con vuestros documentos
Documento
Guía de revisión humana por tipo de documento: qué se comprueba y quién lo aprueba
Lienzos de casos de uso completados por cada grupo en el taller
Documento
Certificado con horas, temario e identificador verificable
07
Instrucciones de ejemplo para Gemini
Tres instrucciones del temario. En la sesión se reescriben con los documentos, las cifras y el lenguaje de cada departamento.
M2 · 2.2 · Hojas de cálculo · preguntar a una tabla
Gemini en Hojas de cálculo
Tengo en la pestaña «Cierre» las ventas y los costes por línea de producto y por mes.
Dime qué tres líneas han empeorado más su margen respecto al mismo mes del año anterior.
Dime qué tres líneas han empeorado más su margen respecto al mismo mes del año anterior.
// pide que explique cómo ha calculado cada cifra
Presenta el resultado en una tabla y añade una frase por línea con la posible causa.
Si falta algún dato para concluir, dímelo en lugar de suponerlo.
Si falta algún dato para concluir, dímelo en lugar de suponerlo.
Por qué funciona. Pedir el cálculo a la vista y permitir que Gemini diga que falta un dato es lo que permite a Finanzas comprobar la cifra antes de usarla.
M1 · 1.4 · Meet y Gmail · acta de una reunión
Gemini en Meet y Gmail
Con lo hablado en la reunión de seguimiento de hoy, prepara un acta breve.
Separa tres bloques: decisiones tomadas, acciones con responsable y fecha, y asuntos abiertos.
Separa tres bloques: decisiones tomadas, acciones con responsable y fecha, y asuntos abiertos.
// después, en Gmail
Redacta un correo para los asistentes con el acta pegada y un tono cercano y directo.
Por qué funciona. Un formato fijo para el acta ahorra el trabajo repetitivo de después de cada reunión, y las acciones con responsable se pueden revisar de un vistazo.
M3 · 3.1 · Gemini Notebook · antecedentes para una revisión
Gemini Notebook
Quiero un resumen de antecedentes sobre el procedimiento de gestión de desviaciones.
Usa solo las fuentes de este cuaderno: los procedimientos vigentes y los informes de los dos últimos años.
Organiza el resultado por tipo de desviación y cita el documento y el apartado de cada dato.
Usa solo las fuentes de este cuaderno: los procedimientos vigentes y los informes de los dos últimos años.
Organiza el resultado por tipo de desviación y cita el documento y el apartado de cada dato.
// la revisión la hace la persona responsable de Calidad
Marca con una nota los puntos en los que los documentos no coinciden entre sí.
Por qué funciona. Limitar las fuentes y pedir la cita de cada dato convierte la respuesta en un borrador que una persona puede verificar con rapidez.
08
Situaciones habituales al empezar con Gemini, y qué se hace
Seis situaciones que aparecen en casi todos los departamentos y que se trabajan durante la formación.
Síntoma
Qué se hace
La respuesta es correcta en la forma, pero genérica.
- Añadir contexto: para quién es, qué documento tomar como referencia y qué formato se espera. Se ensaya en la primera sesión.
Una cifra del resumen no coincide con la hoja.
- Pedir a Gemini que muestre el cálculo y comprobarlo en la hoja antes de usarlo. La revisión humana es parte del flujo.
Gemini muestra un documento que no debería estar al alcance de esa persona.
- Los permisos de origen mandan. Se revisa cómo está compartida la carpeta del Drive y se ajusta el acceso con sistemas.
Algunas personas lo usan mucho y otras casi nada.
- Una biblioteca compartida de instrucciones y un caso de uso por equipo, con medición por tarea o por equipo, ayudan a que todos avancen.
Una función que se ve en una demostración no aparece en vuestro dominio.
- Su disponibilidad depende de la edición, del idioma y de lo que haya activado el administrador. Se revisa en el diagnóstico y se trabaja con lo que tenéis.
Hay una tarea repetitiva que gustaría automatizar por completo.
- Se describe con el lienzo del taller. Si compensa, es el punto de partida de un asistente o agente del departamento.
09
Preguntas frecuentes sobre Gemini para tu departamento
¿Podemos trabajar con nuestros documentos reales?
Sí, y es lo recomendable. Cada participante trabaja con sus propios archivos y sus permisos; el formador no se lleva ningún documento. Si algo es muy sensible, lo anonimizamos antes de la primera sesión.
¿Qué licencias necesitamos?
Google Workspace en una edición Business o Enterprise, que incluye Gemini. En el diagnóstico previo revisamos con vosotros lo que ya tenéis.
¿Se puede hacer para un departamento concreto?
Sí, así está pensada. Las ediciones son Finanzas, Comercial, RRHH, Operaciones y Calidad, y en farma también Regulatory y Médico. Si vuestro departamento no está en la lista, preparamos una edición a medida.
¿Y si el departamento maneja información confidencial?
Con una licencia de Workspace con Gemini, lo que enviáis a la app de Gemini no se usa para entrenar los modelos ni lo revisan personas, y el tratamiento se puede limitar a la UE. Aun así, revisamos con sistemas qué carpetas conviene ordenar y trabajamos las pautas de revisión por tipo de documento.
¿Funciona en español?
Sí: la app de Gemini admite más de 45 idiomas y Gemini Notebook más de 40, español incluido. La disponibilidad de cada función en cada aplicación la confirmamos con vosotros antes de la sesión.
¿Qué pasa en entornos regulados como farma?
Gemini prepara borradores de trabajo y la persona responsable los revisa y aprueba. Si el uso entra en un proceso GxP, se documenta según vuestro sistema de calidad, con GAMP 5 (segunda edición) como referencia.
¿Qué se llevan al terminar?
Un informe de 5 a 10 casos de uso priorizados, con una recomendación de por dónde empezar, y una reunión de devolución a las dos semanas. La formación puede dar paso a un proyecto de agentes departamentales.
¿Hay pruebas o notas?
No. El taller final es vuestro propio trabajo, sin nota. El certificado acredita la asistencia, las horas y el temario.
¿Es bonificable por FUNDAE?
Sí. Es formación en vivo y la gestión de la bonificación va incluida. En la propuesta os damos una estimación, que depende del crédito disponible de vuestra empresa.
Ficha técnica
Duración
6 h · 2 sesiones de 3 h
Formato
En vivo, presencial u online
Grupo
6 a 12 personas
Nivel
Inicial, para equipos de negocio
Requisito
Google Workspace con Gemini
Plataformas
Gemini en Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Meet; app de Gemini
Bonificación
FUNDAE, con la gestión incluida
Certificado
De asistencia y verificable. Registro de la formación del equipo
Formadores
Partners
Independiente de la plataforma
Siguiente paso
Llevemos Gemini a vuestro departamento con vuestros procesos
Contadnos qué equipo sois, cuántas personas y qué documentos o datos os quitan más tiempo. En menos de 48 horas laborables os enviamos una propuesta con el temario ajustado, las fechas posibles y una estimación de la bonificación.