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Cápsula IA-02

Copilot · Claude · ChatGPT · Gemini

Hojas de cálculo con IA

Hojas de cálculo con IA es una cápsula práctica en vivo de dos horas para quien trabaja cada semana con hojas que otros consultan: preguntar a los datos, encontrar el error que se esconde, construir fórmulas sin memorizarlas y explicar los números a quien decide. Se imparte sobre Copilot en Excel o sobre Claude, ChatGPT o Gemini en Hojas de cálculo de Google, con hojas reales del equipo.

2 h de práctica con casos reales del equipo

6–15 personas por sesión

FUNDAE bonificable, gestión incluida

En vivo presencial u online

Qué es la cápsula de hojas de cálculo con IA y para quién

Cada participante trabaja sobre hojas de su propia área con el asistente que usa la empresa, y sale con sus instrucciones de análisis guardadas y un método para comprobar cada resultado.

Para quién

Administración y finanzas, control de gestión, compras, operaciones, ventas y RRHH. Basta con manejar Excel a nivel de usuario. Si ya usáis Copilot en Excel y os da números que no sabéis comprobar, la cápsula empieza justo ahí.

Qué gana la organización

El tiempo de los cierres e informes recurrentes, medido en dos tareas reales antes de la sesión y un mes después; fórmulas documentadas para que una hoja no dependa de una sola persona, y un método común de comprobación antes de dar por bueno un número.

Datos sensibles

Si no queréis usar datos reales, se trabaja con una muestra anonimizada preparada antes de la sesión.

Para plantillas grandes

Se organiza en ediciones sucesivas por departamento o turno, con el mismo temario y la misma medición, para no vaciar ningún equipo a la vez.

Objetivos de aprendizaje

Al terminar, cada participante es capaz de:

OA-1

Preparar una hoja para que el asistente la entienda: datos en tabla, encabezados claros y tipos de dato correctos.

OA-2

Preguntar a los datos (tendencias, comparativas, valores atípicos) y comprobar la respuesta antes de usarla.

OA-3

Pedir, leer y validar fórmulas de búsqueda, condiciones, fechas y totales.

OA-4

Revisar una hoja heredada: duplicados, totales que no cuadran, números guardados como texto y referencias rotas.

OA-5

Crear tablas dinámicas y gráficos a partir de datos en bruto.

OA-6

Redactar la explicación de los números para quien decide, separando el dato de la interpretación.

Temario de hojas de cálculo con IA, minuto a minuto

Temario de referencia. En la propuesta se ajusta a la plataforma, a la licencia y a las tareas reales del grupo.

10 min

15 min

35 min

40 min

20 min

Puesta a punto

00:00–00:10 · 10 min

0.1

Requisitos que evitan frustraciones: archivo .xlsx en OneDrive o SharePoint con guardado automático, o Hojas de cálculo de Google.

0.2

Qué hace el asistente en cada plataforma: analizar sin tocar el libro, proponer un plan o editar la hoja.

0.3

Datos que no se suben y cómo preparar una muestra anonimizada.

Preparar los datos

00:10–00:25 · 15 min

1.1

Datos en tabla, encabezados únicos y sin celdas combinadas: por qué el asistente falla sin ellos.

1.2

Limpiar antes de analizar: espacios, fechas guardadas como texto y duplicados.

1.3

Instrucciones de análisis: qué pregunta, sobre qué rango, en qué formato y mostrando la fórmula.

Entender y revisar una hoja

00:25–01:00 · 35 min

2.1

Preguntas sobre los datos: tendencias, comparativas entre periodos y valores atípicos.

2.2

Explicar una fórmula heredada y dejarla documentada en la propia hoja.

2.3

Encontrar el error: totales que no cuadran, rangos que se quedan cortos y referencias rotas.

2.4

Práctica con una hoja real del área, revisada de arriba abajo.

Construir

01:00–01:40 · 40 min

3.1

Fórmulas en lenguaje natural: BUSCARX, SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO, fechas y textos.

3.2

Tablas dinámicas, gráficos y formato condicional.

3.3

Análisis más avanzados: cuándo el asistente ejecuta código (Editar con Copilot o el agente Analyst en Copilot, análisis de datos en Claude y ChatGPT) y cómo revisar lo que ha hecho.

3.4

Tres comprobaciones antes de dar por bueno un resultado.

3.5

Práctica con el informe semanal del área, desde los datos en bruto.

Contarlo y cierre

01:40–02:00 · 20 min

4.1

De la hoja al mensaje: qué ha pasado, por qué y qué propone el área.

4.2

La biblioteca de instrucciones de análisis del equipo, revisada y guardada.

4.3

Dos tareas propias medidas hoy, que cada persona repite al mes. La revisión con el responsable del equipo se hace sobre el conjunto, nunca persona a persona.

4.4

Informes que se rehacen igual cada mes: cuándo conviene pasar a un modelo de datos o a Power BI. Dudas pendientes y un canal con el formador para las que aparezcan después.

Microsoft 365 Copilot

Instrucciones guardadas en Copilot Chat

Claude o ChatGPT

Proyectos y estilos de Claude, o GPT personalizados de ChatGPT

Gemini

Gems o skills de Gemini

Si en el mismo grupo conviven varias plataformas, cada participante practica con la suya y el método es el mismo para todos. La disponibilidad de cada función depende del plan contratado y de la configuración de la organización. Lo comprobamos con vuestro equipo de sistemas una semana antes.

Requisitos técnicos por plataforma

Para todos

Microsoft 365 Copilot

Excel

Claude o ChatGPT

Claude Team o Enterprise · ChatGPT Business o Enterprise

Gemini

Google Workspace

Material que se entrega

Biblioteca de instrucciones de análisis del equipo, adaptada a sus hojas

documento compartido

Guía de uso seguro con datos de una página: qué no se sube y cómo se anonimiza

PDF

Lista de comprobación antes de dar por bueno un resultado

PDF

Hoja de medición de las dos tareas elegidas, para la revisión del mes

Excel

Certificado con horas, temario e identificador verificable

PDF

Instrucciones de ejemplo para hojas de cálculo

Tres de las instrucciones del temario. En la sesión se adaptan a las hojas de cada participante.

M2 · 2.1 · preguntar a los datos

cualquier plataforma

En la tabla Ventas, compara este trimestre con el mismo trimestre del año pasado por región.

// obliga a mostrar el cálculo

Dime las tres variaciones más grandes y la fórmula que has usado para cada una. Si alguna fila parece un error de datos, señálala sin corregirla.

Por qué funciona. Con la fórmula a la vista, cualquiera del equipo puede comprobar el resultado.

M2 · 2.3 · encontrar el error

cualquier plataforma

Revisa la hoja Cierre. Busca totales que no coincidan con la suma de sus filas, fórmulas que no cubran todo el rango y números guardados como texto.

// formato: una lista, sin tocar nada

Devuélveme la celda, el problema y la corrección propuesta.
No modifiques nada todavía.

Por qué funciona. Pedir la lista antes de cambiar nada deja la decisión a quien conoce la hoja.

M4 · 4.1 · contarlo

cualquier plataforma

Con la tabla dinámica de ventas por región, redacta cinco líneas para el comité: qué ha pasado, la causa más probable y una propuesta.

// separa el dato de la interpretación

Marca como «hipótesis» todo lo que no salga directamente de los datos.

Por qué funciona. Separar el dato de la hipótesis evita que una suposición llegue al comité como un hecho.

Límites de la IA en hojas de cálculo, y cómo se corrigen

En la sesión se ven con ejemplos estos seis fallos y cómo se corrigen.

Síntoma

Qué se hace

Se equivoca de rango porque los datos no están en tabla.

Da un total distinto del que calcula Excel.

No encuentra el archivo o no puede modificarlo.

Interpreta mal columnas con nombres ambiguos, como «Valor» o «Total2».

Con muchas filas, analiza una parte sin decirlo.

El mismo informe se rehace igual cada mes.

Preguntas frecuentes sobre hojas de cálculo con IA

¿Hace falta saber fórmulas?

No hace falta memorizarlas, pero sí entenderlas: se aprende a pedirlas, a leer lo que propone el asistente y a comprobar que hace lo que se quería.

¿Y si en el grupo hay niveles distintos?

Cada persona trabaja con sus propias hojas y a su ritmo. Quien va más rápido pasa a los análisis avanzados y a guardar sus instrucciones.

¿Nos sirve si ya usamos Copilot en Excel?

Sí. Trabajamos sobre lo que os falla hoy: números que no sabéis de dónde salen, rangos mal elegidos y fórmulas que no se revisan.

¿Necesitamos Microsoft 365 Copilot o vale con Copilot Chat?

Para que el asistente modifique la hoja hace falta Microsoft 365 Copilot. Copilot Chat puede analizar datos, pero en empresas de 2.000 usuarios o más ya no funciona dentro de Excel. Lo revisamos antes de fijar el temario.

¿Se puede hacer con Claude, ChatGPT o Gemini?

Sí. Claude y ChatGPT analizan el archivo que se les sube ejecutando código, y Gemini trabaja dentro de Hojas de cálculo de Google. El método de preparar, preguntar y comprobar es el mismo.

¿Se usan nuestros datos para entrenar modelos?

Según las condiciones de los planes de empresa de Microsoft, Anthropic, OpenAI y Google, los datos no se usan para entrenar modelos. Lo comprobamos con vuestro contrato antes de la sesión y en la puesta a punto repasamos qué no conviene introducir nunca.

¿Es bonificable por FUNDAE?

Sí. Es formación en vivo y la gestión de la bonificación va incluida. En la propuesta os damos una estimación, que depende del crédito disponible de vuestra empresa.

¿Qué diferencia hay con el programa de análisis de datos?

Esta cápsula es para trabajar mejor en la hoja de cálculo con IA, en dos horas. El programa de análisis de datos va más lejos: modelo de datos, indicadores e informes en Power BI, en 10 a 16 horas.

¿Hay ejercicios evaluados o examen?

No. Es una sesión práctica de trabajo sobre tareas reales. El certificado acredita la asistencia, las horas y el temario.

Ficha técnica

Duración

2 h · una sesión o dos de una hora

Formato

En vivo, presencial u online

Grupo

6 a 15 personas

Nivel

Para quien empieza y para quien ya lo usa

Requisito

Manejo de Excel o de Hojas de cálculo a nivel de usuario

Plataformas

Copilot en Excel, Claude, ChatGPT o Gemini en Hojas de cálculo

Bonificación

FUNDAE, con la gestión incluida

Certificado

De asistencia y verificable. Registro de la formación en IA del equipo (art. 4 del Reglamento europeo de IA)

Formadores

Consultores de BertIA

Partners

Microsoft, Databricks y Anthropic

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Revisemos las hojas de vuestro equipo

Decidnos cuántas personas sois, qué plataformas usáis y qué informes queréis agilizar. En menos de 48 horas laborables os enviamos la propuesta: temario a medida, fechas posibles y una estimación de la bonificación.