Ficha NT-06
Neutral · Purview · SharePoint · Unity Catalog
Prepara la casa antes de la IA: permisos y datos sensibles
Prepara la casa antes de la IA es una formación práctica en vivo de 4 horas para IT y responsables de datos que enseña a revisar permisos, detectar documentos sobreexpuestos, etiquetar y proteger los datos sensibles antes de desplegar asistentes de IA. Se trabaja en las dos ediciones que más vemos: Microsoft, con Purview y SharePoint, y Databricks, con Unity Catalog. BertIA, consultora de datos e IA en España, la imparte sobre vuestro propio entorno.
4 h de práctica con casos reales del equipo
6–12 personas por sesión
FUNDAE bonificable, gestión incluida
En vivo presencial u online
01
Qué es preparar los permisos y los datos antes de desplegar IA, y para quién
Dos sesiones de dos horas para entender una idea sencilla: un asistente de IA no abre puertas nuevas, pero enseña con enorme rapidez lo que ya estaba abierto. Una carpeta que nadie miraba, un enlace compartido con toda la organización o una tabla con permisos demasiado amplios aparecen en la primera respuesta. Mejor encontrarlos antes.
Para quién
responsables de IT y de sistemas, administradores de SharePoint, de Microsoft 365 o de Databricks, y responsables de datos y de seguridad de la información. No hace falta experiencia con IA.
Qué gana la organización
un mapa claro de dónde están los documentos y los datos sensibles y quién los ve, un plan de limpieza por prioridades y la tranquilidad de desplegar asistentes con un ámbito controlado. Esta formación puede abrir un proyecto de evaluación de preparación y gobierno del dato.
Cómo lo trabajamos
empezamos con un diagnóstico previo: una encuesta corta a los asistentes y una llamada de 30 minutos con quien impulsa la formación para decidir qué sitios, carpetas y catálogos se miran. La sesión se hace con vuestros procesos, documentos y jerga, no con ejemplos genéricos. Lo hemos visto en farma, industria y retail: lo que más sorprende no es la cantidad de documentos sensibles, sino cuántos tenían un acceso mucho más amplio del que se pensaba.
02
Objetivos de aprendizaje para preparar los permisos y los datos antes de la IA
Al terminar, cada participante es capaz de:
OA-1
Explicar por qué un asistente de IA hace visible la sobreexposición de documentos y datos.
OA-2
Localizar sitios sin propietario, enlaces demasiado amplios y accesos heredados que ya no tienen sentido.
OA-3
Definir pocos niveles de sensibilidad, claros y fáciles de aplicar, y decidir qué asistente puede ver cada nivel.
OA-4
Interpretar las evaluaciones de Purview y de SharePoint Advanced Management, y los permisos de Unity Catalog.
OA-5
Probar un asistente con una cuenta sin privilegios antes de abrirlo a un grupo.
OA-6
Priorizar un plan de limpieza por oleadas y dejarlo descrito en un lienzo.
03
Temario para preparar la casa antes de la IA, sesión a sesión
Temario de referencia para dos sesiones de 2 h, online o presenciales. En la propuesta se ajusta a vuestro entorno de Microsoft, de Databricks o de ambos.
M1
Qué verá el asistente: la sobreexposición de documentos
Sesión 1 · 60 min
1.1
Un asistente enseña lo que ya era accesible: ejemplos habituales de ofertas, contratos, informes de dirección y documentos de personas.
1.2
Cómo se llega ahí: enlaces para toda la organización, grupos heredados, sitios sin propietario y equipos de proyecto abandonados.
1.3
Mapa de riesgo: qué documentos sensibles hay, dónde están y quién los ve hoy.
1.4
En la plataforma de datos: tablas con permisos amplios y datos que no deberían estar al alcance de un agente.
M2
Permisos y propietarios en Microsoft y Databricks
Sesión 1 · 60 min
2.1
SharePoint: sitios, propietarios y permisos. SharePoint Advanced Management ayuda a detectar sitios sobreexpuestos, sin propietario o con datos sensibles.
2.2
Purview: una evaluación semanal automática de los 100 sitios de SharePoint más usados, y cómo leer su resultado.
2.3
Unity Catalog: permisos por catálogo, esquema y tabla, y descripciones y propietarios que dicen qué es cada cosa.
2.4
Acceso mínimo: cada sitio y cada tabla con un propietario, y permisos que se concedan a grupos y no a personas sueltas.
M3
Etiquetado y datos sensibles
Sesión 2 · 60 min
3.1
Qué es sensible en vuestra casa: datos personales, de clientes, de producto y de dirección. Una clasificación de tres o cuatro niveles.
3.2
Etiquetas de Purview: quién etiqueta, qué se automatiza y cómo las respetan herramientas como Foundry IQ.
3.3
En Databricks: las tablas sensibles se identifican, se restringen y se dejan fuera de los agentes hasta que estén gobernadas.
3.4
Pruebas antes de abrir: una cuenta sin privilegios intenta obtener lo que no debería, y se repite tras cada cambio de permisos.
3.5
Plan por oleadas: empezar por lo más expuesto y más sensible, y fijar una revisión periódica.
M4
Taller de casos de uso
Sesión 2 · 60 min
4.1
Semáforo de preparación por área: qué está listo para un asistente, qué necesita arreglos y qué queda fuera por ahora.
4.2
Taller final de casos de uso: cada grupo completa un lienzo con el problema, los datos, los usuarios, el valor y el esfuerzo.
4.3
Priorización: qué se corrige antes de desplegar cada asistente.
4.4
Puesta en común: los casos se comparan y se anota cuáles pasan al informe priorizado.
04
Permisos y datos sensibles en Microsoft, Databricks y otras plataformas
La formación cubre las ediciones de Microsoft y de Databricks. Para otros entornos, esta tabla muestra qué tarea equivale a cuál.
Tarea
Microsoft
Databricks
Otras plataformas
Detectar sobreexposición
Microsoft
Evaluación semanal de Purview de los 100 sitios de SharePoint más usados y SharePoint Advanced Management
Databricks
Revisión de permisos de catálogos, esquemas y tablas en Unity Catalog
Otras plataformas
Informe de permisos del sistema documental o del almacén de datos
Sitios o tablas sin propietario
Microsoft
SharePoint Advanced Management los señala
Databricks
Propietarios y descripciones en Unity Catalog
Otras plataformas
Registro de propietarios por repositorio
Etiquetar datos sensibles
Microsoft
Etiquetas de Purview
Databricks
Tablas sensibles identificadas y restringidas en Unity Catalog
Otras plataformas
Niveles de sensibilidad propios, aplicados por el responsable del dato
Que el asistente respete lo anterior
Microsoft
Foundry IQ respeta permisos y etiquetas de Purview, y cita sus fuentes
Databricks
Genie Code respeta los permisos de Unity Catalog
Otras plataformas
Prueba con una cuenta sin privilegios
Mantenerlo en el tiempo
Microsoft
Evaluación repetida y propietarios de sitio
Databricks
Revisión periódica de permisos y propietarios de tabla
Otras plataformas
Revisión periódica de accesos
Las evaluaciones de Purview y de SharePoint Advanced Management cambian de nombre y de portal con frecuencia: el día de la sesión se confirma el nombre vigente y dónde se encuentra. Estado a octubre de 2026.
05
Requisitos para preparar la casa antes de la IA
Para todos
- Ordenador o tableta con navegador actualizado
- Elegir antes de empezar tres sitios, carpetas o tablas que os preocupen
- Una persona de seguridad de la información o de datos en el grupo, si es posible
Microsoft
Edición Microsoft
- Un administrador de SharePoint o de Microsoft 365 que pueda mostrar sitios y permisos
- Acceso, si ya lo tenéis, a las evaluaciones de Purview y a SharePoint Advanced Management
Databricks
Edición Databricks
- Un administrador del espacio de trabajo que pueda mostrar los permisos de Unity Catalog
- Dos o tres catálogos o esquemas elegidos para revisar en la sesión
06
Material de la formación para preparar la casa antes de la IA
Informe de 5 a 10 casos de uso priorizados, con el plan de limpieza y la recomendación de por dónde empezar
Reunión de devolución a las dos semanas, para repasar el informe y acordar el siguiente paso
Sesión online
Inventario de sitios y tablas con propietario, acceso y sensibilidad
Hoja de cálculo
Niveles de sensibilidad propuestos para vuestra empresa, con ejemplos y reglas de acceso
Documento
Guion de pruebas con una cuenta sin privilegios antes de abrir un asistente
Lienzo de caso de uso: problema, datos, usuarios, valor y esfuerzo
Certificado con horas, temario e identificador verificable
07
Ejemplos de inventario, niveles de sensibilidad y pruebas antes de abrir un asistente
Tres documentos que se trabajan en la sesión. En el taller se rellenan con vuestros sitios, tablas y áreas.
M1 · 1.3 · inventario de sitios y tablas
Tabla
Ofertas comerciales
Propietario: dirección comercial
Acceso: toda la organización
Sensible: sí, precios y condiciones
Acción: restringir al área comercial
Equipo de proyecto 2023
Propietario: sin propietario
Acceso: incluye personas que ya no están en el proyecto
Sensible: no
Acción: archivar
Propietario: dirección comercial
Acceso: toda la organización
Sensible: sí, precios y condiciones
Acción: restringir al área comercial
Equipo de proyecto 2023
Propietario: sin propietario
Acceso: incluye personas que ya no están en el proyecto
Sensible: no
Acción: archivar
// cada fila termina en una acción y un responsable
Por qué funciona. El inventario convierte «creemos que hay un problema» en una lista concreta, con una acción para cada sitio o tabla.
M3 · 3.1 · niveles de sensibilidad
Niveles
Público: lo puede ver cualquiera; el asistente puede usarlo
Interno: toda la empresa; el asistente puede usarlo
Confidencial: solo su área; el asistente respeta el área
Restringido: personas concretas; fuera de los asistentes
Interno: toda la empresa; el asistente puede usarlo
Confidencial: solo su área; el asistente respeta el área
Restringido: personas concretas; fuera de los asistentes
// cuatro niveles bastan para empezar; más es difícil de aplicar
Por qué funciona. Pocos niveles y reglas claras se aplican de verdad. Cada nivel responde a la misma pregunta: quién lo ve y si un asistente puede usarlo.
M3 · 3.4 · pruebas antes de abrir un asistente
Guion
Con una cuenta de prueba sin privilegios, preguntar:
1. ¿Qué márgenes tenemos por cliente?
→ no debe poder responder
2. Resume la última oferta de otra división
→ no debe poder resumirla
3. ¿Cuál es el procedimiento de mi área para esta tarea?
→ debe responder y citar las fuentes
1. ¿Qué márgenes tenemos por cliente?
→ no debe poder responder
2. Resume la última oferta de otra división
→ no debe poder resumirla
3. ¿Cuál es el procedimiento de mi área para esta tarea?
→ debe responder y citar las fuentes
// repetir tras cada cambio de permisos o de etiquetas
Por qué funciona. Una prueba sencilla, hecha a mano antes de abrir el asistente, evita sustos. Si algo sale, se corrige el permiso y no se apaga la herramienta.
08
Errores habituales al preparar la casa antes de la IA, y cómo se corrigen
Seis situaciones que aparecen en casi todos los grupos y que se tratan durante la formación.
Síntoma
Qué se hace
El asistente muestra a alguien un documento que no debía ver.
- El permiso ya estaba mal. Se corrige el permiso, no se apaga la herramienta, y se repite la prueba.
Hay sitios o tablas sin propietario.
- Asignar un propietario o archivar. Sin propietario no hay quien decida quién accede.
Los enlaces compartidos llegan a toda la organización.
- Revisarlos y sustituirlos por grupos concretos, empezando por los sitios con datos sensibles.
Se etiqueta todo de golpe y nadie lo entiende.
- Pocos niveles, empezar por lo más sensible y ampliar por oleadas.
Se limpia una vez y a los meses vuelve a estar igual.
- Un propietario por sitio o tabla y una revisión periódica corta, con las evaluaciones automáticas como apoyo.
Datos sensibles de plataforma al alcance de un agente.
- Dejarlos fuera hasta que estén gobernados, con un responsable por tabla. Es el paso previo de «El contexto de tu empresa para la IA en Databricks».
09
Preguntas frecuentes sobre preparar los permisos y los datos antes de la IA
¿Es una auditoría de seguridad?
No. Es una formación que enseña a mirar vuestro entorno con criterio y a priorizar. Si queréis una revisión completa, se plantea después como proyecto. Para el marco de uso en farma, mirad IA en entornos regulados (GxP); para el contexto en Microsoft, Microsoft IQ.
¿Qué herramientas de Microsoft ayudan a detectar la sobreexposición?
Purview hace una evaluación semanal automática de los 100 sitios de SharePoint más usados, y SharePoint Advanced Management señala sitios sobreexpuestos, sin propietario o con datos sensibles. En la sesión vemos cómo leer sus resultados.
¿Y en Databricks?
Se trabaja con los permisos de Unity Catalog, los propietarios y las descripciones. Genie Code respeta esos permisos, de modo que lo que se revisa antes se refleja en lo que el asistente ve.
¿Podemos desplegar un asistente mientras se corrige?
Sí, con un ámbito acotado: solo los sitios y las tablas ya revisados. El semáforo de preparación sirve para decidir qué entra en cada fase.
¿Cómo medimos el avance?
Por área o por equipo: sitios con propietario, enlaces amplios resueltos y pruebas superadas. Nunca por persona.
¿Qué pasa después de las sesiones?
Recibís el informe de 5 a 10 casos de uso priorizados, con el plan de limpieza y la recomendación de por dónde empezar, y nos reunimos dos semanas después. Si queréis llevarlo adelante como proyecto, os enviamos la propuesta en menos de 48 horas laborables.
¿Es bonificable por FUNDAE?
Sí. Es formación en vivo y la gestión de la bonificación va incluida. En la propuesta os damos una estimación, que depende del crédito disponible de vuestra empresa.
¿Hay examen o notas?
No. El resultado es vuestro propio inventario y el plan de limpieza. El certificado acredita la asistencia, las horas y el temario.
Ficha técnica
Duración
4 h · 2 sesiones de 2 h
Formato
En vivo, presencial u online
Grupo
6 a 12 personas
Nivel
Intermedio, perfil técnico y de datos
Requisito
Conocer los permisos de vuestro entorno
Plataformas
Microsoft (Purview y SharePoint) y Databricks (Unity Catalog)
Bonificación
FUNDAE, con la gestión incluida
Certificado
De asistencia y verificable. Registro de la formación del equipo
Formadores
Partners
Microsoft, Databricks y Anthropic