Formación en Gemini
Ficha GG-03
Google Gemini
Bonificable por FUNDAE
Pregunta a tus documentos y datos con Gemini
Pregunta a tus documentos y datos con Gemini es una formación práctica en vivo de 4 horas para que mandos y analistas de negocio consulten sus documentos con Gemini Notebook y pregunten a sus hojas de cálculo con Gemini, y comprueben por qué acierta o falla según cómo estén preparados los datos. BertIA, consultora de datos e IA en España, la imparte con vuestros propios documentos y hojas.
4 h de práctica con casos reales del equipo
6–12 personas por sesión
FUNDAE bonificable, gestión incluida
En vivo presencial u online
01
Qué es la formación de Gemini Notebook para preguntar a documentos y datos, y para quién
Cuatro horas para aprender a hacerle preguntas a lo vuestro: los procedimientos, contratos e informes de un tema, y las hojas de cálculo con cifras de cada semana. Se aprende a preguntar bien, a pedir que la respuesta diga en qué se apoya y a comprobarla antes de usarla.
Para quién
mandos y analistas de negocio que consultan documentos y datos a diario: Finanzas, Comercial, Operaciones, Calidad y, en farma, Regulatory y Médico. No hace falta saber programar; sí tener Google Workspace con Gemini. Si queréis una versión más amplia para todo un departamento, tenéis Gemini para tu departamento.
Qué gana la organización
personas que obtienen respuestas fiables sin depender de nadie, una idea clara de qué hay que ordenar en documentos y hojas para que Gemini acierte, y una lista de casos de uso priorizados, con una recomendación de por dónde empezar.
Cómo lo trabajamos
Empezamos con un diagnóstico previo: pasamos una encuesta corta a los asistentes y hacemos una llamada de 30 minutos con quien impulsa la formación. Con eso preparamos la sesión sobre vuestros procesos. Conocemos el trabajo diario de farma, industria y retail, y lo llevamos a cada ejemplo.
Si el equipo ve que el problema está en cómo están guardados los datos, el siguiente paso natural es Prepara la casa antes de la IA.
02
Objetivos de aprendizaje al preguntar a documentos y datos con Gemini
Al terminar, cada participante es capaz de:
OA-1
Consultar con Gemini Notebook (antes NotebookLM) un conjunto de documentos propios y pedir que cada respuesta indique en qué fuente se apoya.
OA-2
Preguntar a una hoja de cálculo con Gemini para obtener correlaciones, valores atípicos y gráficos, y explicar cómo se ha llegado a cada cifra.
OA-3
Usar la fórmula de Gemini en las celdas para tareas de texto sobre un rango, conociendo sus límites.
OA-4
Reconocer por qué una respuesta falla: columnas ambiguas, fuentes que se contradicen, documentos desactualizados o datos incompletos.
OA-5
Preparar documentos y hojas para que Gemini los entienda mejor: nombres claros, una tabla por pestaña, definiciones y versión vigente.
OA-6
Describir los casos de uso del equipo con un lienzo: problema, datos, usuarios, valor y esfuerzo.
03
Temario para preguntar a documentos y datos con Gemini, sesión a sesión
Temario de referencia para 4 h en una o dos sesiones, online o presenciales. En la propuesta se ajusta a vuestros documentos y a vuestro sector.
M1
Consultar documentos con Gemini Notebook
Sesión 1 · 60 min
1.1
Qué es Gemini Notebook (antes NotebookLM) y en qué se diferencia de preguntar a la app de Gemini: aquí trabajáis con las fuentes que vosotros elegís.
1.2
Cómo se tratan vuestros datos: lo que subís no se usa para entrenar, y con una licencia de Workspace con Gemini lo enviado a la app de Gemini tampoco ni lo revisan personas.
1.3
Elegir las fuentes: qué documentos entran en un cuaderno, cuáles no y por qué la versión vigente importa.
1.4
Preguntas que funcionan: acotadas, con el formato que esperáis y pidiendo la fuente de cada dato.
1.5
Práctica: cada participante monta un cuaderno con documentos reales de su área y lo interroga.
M2
Preguntar a las hojas de cálculo con Gemini
Sesión 1 · 60 min
2.1
Preguntar a Gemini por una hoja: correlaciones, valores atípicos y gráficos a partir de una tabla, y cómo pedir que explique el cálculo.
2.2
La fórmula de Gemini en las celdas: devuelve texto, solo ve el rango que le indicáis, tiene un máximo de celdas por uso y no se puede anidar. Para qué sirve (clasificar, resumir, normalizar textos) y para qué no (cálculos).
2.3
Cuándo usar cada una: preguntar a la hoja para explorar, la fórmula para tareas repetitivas de texto y la fórmula clásica para calcular.
2.4
Qué funciones de Gemini en Hojas de cálculo están disponibles en vuestra edición y en vuestro idioma, y cómo comprobarlo.
2.5
Práctica: una hoja real del equipo, de la primera pregunta a una cifra comprobada.
M3
Por qué acierta o falla: cómo preparar los datos
Sesión 1 · 60 min
3.1
Cinco causas de error frecuentes: nombres de columna ambiguos, celdas combinadas, criterios distintos entre pestañas, documentos duplicados y versiones antiguas.
3.2
La misma pregunta, dos preparaciones: se prueba con la hoja tal cual y con la hoja ordenada, y se comparan las respuestas.
3.3
Definiciones del negocio: qué es una venta, una incidencia o un lote para vuestra empresa, escrito una sola vez y a la vista.
3.4
Permisos y datos sensibles: qué conviene revisar antes de que más gente pregunte. Se profundiza en Prepara la casa antes de la IA.
3.5
Reglamento europeo de IA: pautas internas sencillas para quien usa estas herramientas en su trabajo.
M4
Taller final: casos de uso con documentos y datos
Sesión 1 · 60 min
4.1
Lienzo de caso de uso: cada grupo completa problema, datos, usuarios, valor y esfuerzo para sus tres consultas más prometedoras.
4.2
Puesta en común y primera priorización entre los grupos, con el criterio de valor frente a esfuerzo.
4.3
Cómo medir el avance por tarea o por equipo: tiempo de búsqueda, número de respuestas que se comprueban sin cambios y consultas que antes pasaban por otra persona. Nunca por persona.
4.4
Qué incluye el informe de casos de uso que os entregamos y la reunión de devolución a las dos semanas.
04
Por qué Gemini acierta o falla según cómo estén los datos
Gemini responde tan bien como lo que le ponéis delante. Esta tabla muestra qué pasa según el estado de los documentos y las hojas, y cómo se arregla.
Cómo están los datos
Qué pasa al preguntar
Cómo se prepara
Qué se comprueba siempre
Columnas con nombres ambiguos
Qué pasa al preguntar
Gemini elige una interpretación y no os avisa
Cómo se prepara
Nombres claros y una línea de definición por columna
Qué se comprueba siempre
Que la columna usada es la que vosotros queríais
Varias versiones del mismo documento
Qué pasa al preguntar
La respuesta mezcla criterios de épocas distintas
Cómo se prepara
Dejar en el cuaderno solo la versión vigente y nombrarla con claridad
Qué se comprueba siempre
La versión y la fecha de cada fuente citada
Hojas con celdas combinadas y varias tablas por pestaña
Qué pasa al preguntar
Las cifras se leen mal o se saltan filas
Cómo se prepara
Una tabla por pestaña, con una fila de encabezados
Qué se comprueba siempre
Que el total coincide con el de la hoja
Documentos que se contradicen
Qué pasa al preguntar
La respuesta toma uno y calla el otro
Cómo se prepara
Pedir que señale las discrepancias y resolverlas con quien manda el documento
Qué se comprueba siempre
Las notas de discrepancia, una a una
Datos incompletos
Qué pasa al preguntar
Gemini rellena el hueco con una suposición razonable pero falsa
Cómo se prepara
Pedir que diga qué falta en lugar de suponer
Qué se comprueba siempre
Que cada cifra tiene su origen en la hoja
Textos libres en las celdas
Qué pasa al preguntar
La fórmula de Gemini clasifica con criterios que cambian
Cómo se prepara
Dar categorías cerradas y ejemplos en la instrucción
Qué se comprueba siempre
Una muestra revisada a mano antes de aplicar a todo el rango
La fórmula de Gemini en las celdas devuelve solo texto y no ve el resto de la hoja. Qué funciones están disponibles depende de la edición de Workspace y del idioma; lo confirmamos con vosotros en el diagnóstico previo.
05
Requisitos para preguntar a documentos y datos con Gemini
Para todos
- Ordenador propio por participante
- Saber manejar una hoja de cálculo con soltura; no hace falta saber programar
- Ganas de comprobar las respuestas, no solo de recibirlas
Google Workspace con Gemini
licencia de la organización
- Gemini está incluido en las ediciones Business y Enterprise de Workspace, sin complemento adicional
- Gemini Notebook está disponible en los planes de Workspace
- Acceso a Drive y a Hojas de cálculo
Documentos y datos
preparación con el equipo
- Tres o cuatro documentos y una o dos hojas de cálculo reales del área, con los datos sensibles anonimizados si hace falta
- Si podéis, una pregunta que hoy os cuesta responder: es el mejor punto de partida
- Lo revisamos juntos en el diagnóstico previo
06
Material de la formación para preguntar a documentos y datos con Gemini
Informe de casos de uso priorizados: de 5 a 10 casos, con una recomendación de por dónde empezar
Reunión de devolución a las dos semanas para revisar el informe y decidir los siguientes pasos
Sesión online
Lista de preparación de documentos y hojas para que Gemini acierte: qué ordenar primero y quién lo hace
Biblioteca de preguntas del equipo, probadas en la sesión con vuestros documentos y hojas
Documento
Lienzos de casos de uso completados por cada grupo en el taller
Documento
Certificado con horas, temario e identificador verificable
07
Preguntas de ejemplo para documentos y hojas de cálculo
Tres preguntas del temario. En la sesión se reescriben con vuestros documentos, vuestras cifras y vuestro lenguaje.
M1 · 1.4 · Gemini Notebook · preguntar a un conjunto de procedimientos
Gemini Notebook
¿Qué dicen nuestros procedimientos vigentes sobre el plazo para cerrar una desviación?
Responde con una tabla: procedimiento, plazo y apartado donde aparece.
Responde con una tabla: procedimiento, plazo y apartado donde aparece.
// pide que señale lo que no encuentre
Si dos documentos dicen cosas distintas, muéstralas por separado en lugar de elegir una.
Por qué funciona. Pedir el apartado y las discrepancias convierte la respuesta en algo que una persona puede comprobar en minutos.
M2 · 2.1 · Hojas de cálculo · explorar una tabla
Gemini en Hojas de cálculo
En la pestaña «Pedidos» tengo fecha, cliente, familia de producto, importe y plazo de entrega.
Dime qué familias muestran más pedidos fuera de plazo y si el retraso se relaciona con el importe.
Dime qué familias muestran más pedidos fuera de plazo y si el retraso se relaciona con el importe.
// pide valores atípicos y un gráfico
Señala los pedidos atípicos y explica cómo has calculado cada cifra.
Por qué funciona. Pedir los valores atípicos y el cálculo a la vista permite a Operaciones decidir qué mirar a mano y qué dar por bueno.
M2 · 2.2 · Fórmula de Gemini · clasificar textos de un rango
Fórmula de Gemini en las celdas
Clasifica cada comentario del rango B2:B40 en una de estas categorías: plazo, calidad, precio, atención, otros.
Responde solo con la categoría, sin explicación.
Responde solo con la categoría, sin explicación.
// la fórmula solo ve el rango indicado y devuelve texto
Si un comentario encaja en dos, elige la categoría principal.
Por qué funciona. Categorías cerradas y respuesta de una sola palabra hacen que el resultado sea comparable. Una muestra revisada a mano antes de ampliar al resto es parte del flujo.
08
Situaciones habituales al preguntar a Gemini, y qué se hace
Seis situaciones que aparecen en casi todos los equipos y que se trabajan durante la formación.
Síntoma
Qué se hace
La respuesta suena bien pero no coincide con el documento.
- Pedir la fuente y el apartado de cada dato y comprobarlo. Acotar el cuaderno a los documentos vigentes.
Una cifra de la respuesta no coincide con la hoja.
- Pedir el cálculo a la vista y repetirlo en la hoja. Si la columna es ambigua, se renombra y se define.
La misma pregunta da respuestas distintas en días distintos.
- Fijar la pregunta con su formato, dejarla en la biblioteca del equipo y comprobar siempre las cifras clave.
La fórmula de Gemini se queda corta con un rango grande o necesita ver más de la hoja.
- Tiene límites de tamaño y solo ve el rango indicado. Se trabaja por bloques y, si hace falta mirar toda la hoja, se pregunta a la hoja en lugar de usar la fórmula.
Una función que se ve en una demostración no aparece en vuestro dominio.
- Su disponibilidad depende de la edición, del idioma y de lo que haya activado el administrador. Se revisa en el diagnóstico y se trabaja con lo que tenéis.
Gemini responde con seguridad sobre algo que no está en los documentos.
- Pedir que diga cuando no lo encuentra y revisar de qué fuentes parte. La persona responsable valida lo que se use fuera del equipo.
09
Preguntas frecuentes sobre preguntar a documentos y datos con Gemini
¿Necesitamos saber programar?
No. Se pregunta en lenguaje natural y se comprueba con la propia hoja. Basta con manejar una hoja de cálculo.
¿Podemos usar nuestros documentos y hojas reales?
Sí, y es lo recomendable. Cada participante trabaja con sus propios archivos y sus permisos; el formador no se lleva ningún documento. Si algo es muy sensible, lo anonimizamos antes.
¿Qué es Gemini Notebook?
Es el nuevo nombre de NotebookLM, disponible en los planes de Workspace. Permite preguntar a un conjunto de fuentes que vosotros elegís. Lo que subís no se usa para entrenar.
¿Los datos están seguros?
Con una licencia de Workspace con Gemini, lo que enviáis a la app de Gemini no se usa para entrenar los modelos ni lo revisan personas, y el tratamiento se puede limitar a la UE. Además repasamos qué carpetas conviene ordenar antes de generalizar el uso.
¿Funciona en español?
Sí: la app de Gemini admite más de 45 idiomas y la web de Gemini Notebook más de 40, español incluido. La disponibilidad de cada función en las hojas de cálculo la confirmamos con vosotros antes de la sesión.
¿Qué se llevan al terminar?
Un informe de 5 a 10 casos de uso priorizados, con una recomendación de por dónde empezar, y una reunión de devolución a las dos semanas.
¿Hay pruebas o notas?
No. El taller final es vuestro propio trabajo, sin nota. El certificado acredita la asistencia, las horas y el temario.
¿Es bonificable por FUNDAE?
Sí. Es formación en vivo y la gestión de la bonificación va incluida. En la propuesta os damos una estimación, que depende del crédito disponible de vuestra empresa.
Ficha técnica
Duración
4 h
Formato
En vivo, presencial u online
Grupo
6 a 12 personas
Nivel
Intermedio, para mandos y analistas
Requisito
Google Workspace con Gemini
Plataformas
Gemini Notebook, Gemini en Hojas de cálculo y app de Gemini
Bonificación
FUNDAE, con la gestión incluida
Certificado
De asistencia y verificable. Registro de la formación del equipo
Formadores
Partners
Independiente de la plataforma
Siguiente paso
Que vuestro equipo pregunte a sus documentos y datos y se fíe de la respuesta
Contadnos qué equipo sois, cuántas personas y qué documentos o datos os quitan más tiempo. En menos de 48 horas laborables os enviamos una propuesta con el temario ajustado, las fechas posibles y una estimación de la bonificación.