Cápsula IA-01
Copilot · Claude · ChatGPT · Gemini
Correo y reuniones con IA
Correo y reuniones con IA es una cápsula práctica en vivo de dos horas para resumir hilos en los que se pueda confiar, responder con el tono propio, preparar reuniones y sacar actas que se comprueban en segundos con Microsoft 365 Copilot en Outlook y Teams. También se imparte con Claude, ChatGPT o Gemini, siempre con los correos y reuniones reales de cada participante.
2 h de práctica con casos reales del equipo
6–15 personas por sesión
FUNDAE bonificable, gestión incluida
En vivo presencial u online
01
Qué es esta cápsula y para quién
Cada participante resuelve correos y reuniones de su propia semana con el asistente que usa la empresa, y sale con una biblioteca de instrucciones guardada para seguir usándola.
Para quién
equipos comerciales y de atención al cliente, compras, administración, RRHH, asistentes de dirección y mandos con la agenda llena. No hace falta experiencia previa con IA. Si ya usáis Copilot o Gemini y no os fiáis de lo que resume, la cápsula empieza justo ahí: cómo comprobarlo.
Qué gana la organización
el tiempo que dedica cada persona al correo, medido en dos tareas reales antes de la sesión y un mes después; reuniones que terminan con acta; licencias aplicadas a tareas reales del día a día, y un criterio común de uso seguro del asistente.
Para plantillas grandes
se organiza en ediciones sucesivas por departamento o turno, con el mismo temario y la misma medición, para no vaciar ningún equipo a la vez.
02
Objetivos de aprendizaje
Al terminar, cada participante es capaz de:
OA-1
Resumir un hilo largo y extraer qué se le pide, quién lo pide y para cuándo.
OA-2
Redactar y responder correos a partir de notas, ajustando tono y longitud, y revisar el borrador antes de enviarlo.
OA-3
Escribir instrucciones con contexto, tarea, formato y límites, y guardarlas para reutilizarlas.
OA-4
Preparar una reunión a partir de los correos, los archivos y la reunión anterior.
OA-5
Obtener un acta con acuerdos, responsables y fechas de una reunión transcrita, y comprobarla contra la transcripción.
OA-6
Identificar la información que no debe introducirse nunca en un asistente y aplicar la regla de revisión antes de enviar.
03
Temario de correo y reuniones con IA, minuto a minuto
Temario de referencia. En la propuesta se ajusta a la plataforma, a la licencia y a las tareas reales del grupo.
M0
Puesta a punto
00:00–00:10 · 10 min
0.1
Comprobación de accesos: licencia, versión de Outlook y permisos de transcripción en Teams, o conectores activados en Claude, ChatGPT o Gemini.
0.2
Qué ve el asistente en cada plataforma: el correo abierto, toda la bandeja o solo el texto que se le da.
0.3
Datos que no se introducen nunca y la regla de trabajo: el asistente redacta, la persona revisa y firma.
M1
Cómo se escribe una buena instrucción
00:10–00:20 · 10 min
1.1
Las cuatro piezas, contexto, tarea, formato de salida y límites, e iterar sobre la respuesta.
1.2
Pedir que diga «no consta» en lugar de suponer, y que separe hechos de propuestas.
1.3
Guardar instrucciones para reutilizarlas: instrucciones guardadas en Copilot Chat, proyectos de Claude o de ChatGPT, Gems o skills de Gemini.
M2
Correo: resumir, redactar y priorizar
00:20–01:05 · 45 min
2.1
Resumir hilos largos y extraer pendientes, decisiones abiertas y fechas.
2.2
Redactar desde notas y responder: cambiar tono, longitud y nivel de formalidad.
2.3
Revisar correos delicados antes de enviarlos: claridad, tono, destinatarios y datos.
2.4
Ponerse al día y priorizar: qué atiendo primero hoy, qué tengo pendiente con este cliente o proveedor, qué ha pasado mientras estaba fuera.
2.5
Adjuntos e idiomas: resumir una oferta o un PDF adjunto, comparar dos ofertas y responder en el idioma del hilo, comprobando cifras y fechas.
2.6
Práctica con tres correos propios de cada participante: un hilo largo, una respuesta pendiente y un correo delicado.
M3
Reuniones: preparar, transcribir y sacar el acta
01:05–01:50 · 45 min
3.1
Preparar: un resumen previo con los correos, los archivos y la última reunión con ese cliente o equipo.
3.2
Convocar: buscar hueco, redactar la agenda y la invitación.
3.3
Durante: transcripción y aviso a los asistentes, también a los externos; qué hacer si no se puede transcribir (acta a partir de notas propias); preguntar qué queda sin decidir.
3.4
Después: acta con acuerdos, responsables y fechas, y el correo de seguimiento.
3.5
Comprobar el acta contra la transcripción: qué suele omitir el asistente y cómo detectarlo.
3.6
Práctica con el acta y el seguimiento de una reunión reciente del equipo, ya transcrita y elegida antes de la sesión.
M4
Cierre
01:50–02:00 · 10 min
4.1
La biblioteca de instrucciones del equipo, revisada y guardada.
4.2
Dos tareas propias medidas hoy, que cada persona repite al mes. La revisión con el responsable del equipo se hace sobre el conjunto, nunca persona a persona.
4.3
Tareas del equipo que piden algo más que instrucciones: qué conviene automatizar y con qué. Dudas pendientes y un canal con el formador para las que aparezcan después.
04
Correo y reuniones en Copilot, Claude, ChatGPT y Gemini
La cápsula se prepara sobre la plataforma que use la empresa. Esta tabla muestra con qué función se hace cada tarea en cada plataforma, a octubre de 2026.
Tarea
Microsoft 365 Copilot
Claude o ChatGPT
Gemini
Resumir un hilo
Microsoft 365 Copilot
Resumen por Copilot en Outlook
Claude o ChatGPT
Conector de Microsoft 365, de Outlook o de Gmail
Gemini
Resumen en el panel de Gemini en Gmail
Redactar y responder
Microsoft 365 Copilot
Borrador con Copilot
Claude o ChatGPT
En el chat, con el hilo como contexto
Gemini
Ayúdame a escribir en Gmail
Revisar un correo delicado
Microsoft 365 Copilot
Coaching de Copilot
Claude o ChatGPT
Instrucción de revisión con vuestros criterios
Gemini
Instrucción de revisión con vuestros criterios
Preparar una reunión
Microsoft 365 Copilot
Prepararse para la reunión y chat de Copilot
Claude o ChatGPT
Conectores de correo y calendario
Gemini
Gemini en Gmail y Calendar
Acta y tareas
Microsoft 365 Copilot
Copilot en las reuniones de Teams, con transcripción
Claude o ChatGPT
A partir de la transcripción de la reunión
Gemini
Tomar notas por mí en Google Meet
Guardar instrucciones
Microsoft 365 Copilot
Instrucciones guardadas en Copilot Chat y agentes
Claude o ChatGPT
Proyectos y estilos de Claude, o GPT personalizados de ChatGPT
Gemini
Gems o skills de Gemini
Si en el mismo grupo conviven varias plataformas, cada participante practica con la suya y el método es el mismo para todos. La disponibilidad de cada función depende del plan contratado y de la configuración de la organización. Lo comprobamos con vuestro equipo de sistemas una semana antes.
05
Requisitos técnicos por plataforma
Para todos
- Ordenador propio por participante
- Tres correos de cada persona, elegidos por ella, y una reunión reciente del equipo ya transcrita
- La política de uso de IA de la empresa, si existe
Microsoft 365 Copilot
Outlook · Teams
- Licencia de Microsoft 365 Copilot para la parte de reuniones de Teams; el correo funciona también con Copilot Chat, con menos alcance
- Nuevo Outlook o Outlook en la web: algunas funciones no están en el clásico
- Transcripción de reuniones permitida por la política de la empresa
Claude o ChatGPT
Claude Team o Enterprise · ChatGPT Business o Enterprise
- Plan de empresa, no cuentas personales
- Conectores de correo y calendario activados por quien administra la cuenta de Claude o de ChatGPT y, para Outlook, autorizados por el administrador de Microsoft 365 de la empresa
- Transcripciones de reunión exportables desde la herramienta que uséis
Gemini
Google Workspace
- Google Workspace Business Standard o superior, o Enterprise: Business Starter no incluye las notas automáticas de Meet
- Notas automáticas de Meet activadas por el administrador; las pone en marcha quien organiza la reunión
06
Material que se entrega
Biblioteca de instrucciones del equipo para correo y reuniones, adaptada a sus tareas
documento compartido
Guía de uso seguro de una página: qué no se introduce y cómo se revisa
Plantilla de acta con acuerdos, responsables y fechas
Word, Loop o Google Docs
Hoja de medición de las dos tareas elegidas, para la revisión del mes
Excel
Certificado con horas, temario e identificador verificable
07
Instrucciones de ejemplo para correo y actas
Tres de las instrucciones del temario. En la sesión se adaptan a los correos y reuniones de cada participante.
M2 · 2.1 · resumir un hilo
cualquier plataforma
Resume este hilo en cinco líneas.
Después dime qué decisiones están pendientes, quién tiene que tomarlas y qué me piden a mí, con fecha si la hay.
Después dime qué decisiones están pendientes, quién tiene que tomarlas y qué me piden a mí, con fecha si la hay.
// límite: evita que rellene huecos
Si algo no está claro en el hilo, dilo en lugar de suponerlo.
Por qué funciona. La última frase obliga al asistente a señalar lo que no sabe.
M2 · 2.3 · revisar un correo delicado
cualquier plataforma
Revisa este borrador antes de que lo envíe a un cliente molesto por un retraso en la entrega.
// formato: cambios propuestos, no un texto nuevo
Señala las frases que pueden sonar a excusa o a reproche y propón una alternativa para cada una. No cambies los datos ni las fechas.
Por qué funciona. Pedir cambios concretos en lugar de un texto nuevo mantiene la voz de quien firma.
M3 · 3.4 · acta de reunión
sobre la transcripción
A partir de la transcripción, prepara el acta con tres apartados: acuerdos, tareas (responsable y fecha) y temas sin cerrar.
// comprobación: cada punto, trazable
Si la transcripción tiene marcas de tiempo, indica junto a cada acuerdo el minuto en que se tomó.
Si una tarea no tiene responsable claro, escribe «sin asignar».
Si una tarea no tiene responsable claro, escribe «sin asignar».
Por qué funciona. Con el minuto de cada acuerdo, el acta se comprueba contra la transcripción en segundos.
08
Límites de la IA en correo y reuniones, y cómo se corrigen
En la sesión se ven con ejemplos estos seis fallos y cómo se corrigen.
Síntoma
Qué se hace
El resumen de un hilo muy largo se deja mensajes importantes.
- Pedir pendientes y decisiones por separado, y comprobar los mensajes clave.
La conversación empieza bien y cada vez responde peor.
- Abrir una conversación nueva para cada tarea en lugar de arrastrar el hilo.
No puede responder qué se acordó en una reunión.
- Decidir antes de la reunión si se activa la transcripción. Si no se puede, el acta se prepara a partir de notas propias.
El borrador suena correcto pero no a la persona que firma.
- Dar un correo propio como modelo de tono y pedir cambios, no textos nuevos.
El resumen de una oferta adjunta da una cifra que no está en el documento.
- Pedir la página o el apartado de cada cifra y comprobar las clave.
Responde bien en general, pero no conoce vuestros procesos ni vuestra documentación.
- Darle el contexto en la instrucción. Si se repite cada día, es un caso para un agente o un asistente sobre vuestra documentación, y lo dejamos anotado.
09
Preguntas frecuentes sobre correo y reuniones con IA
¿Sirve si ya usamos Copilot en Outlook y Teams a diario?
Sí. Trabajamos sobre lo que os falla hoy: resúmenes que se dejan cosas, borradores que no suenan a vosotros y actas sin responsables.
¿Y si en el grupo hay niveles distintos?
Cada persona trabaja con sus propios correos y a su ritmo. Quien va más rápido pasa a los casos delicados y a guardar sus instrucciones.
¿Necesitamos Microsoft 365 Copilot o vale con Copilot Chat?
Para el correo valen los dos, aunque con la licencia de pago llega más lejos: trabaja sobre toda la bandeja, el calendario, las reuniones y los archivos. Para Copilot en las reuniones de Teams hace falta Microsoft 365 Copilot. Lo revisamos antes de fijar el temario.
¿Se puede hacer con Claude o ChatGPT si la empresa usa Outlook?
Sí. Con un plan de empresa y el conector de Microsoft 365 o de Outlook activado y autorizado por sistemas, el asistente consulta el correo y el calendario. Sin conector, se trabaja sobre el texto que se le pega, con el mismo método.
¿Qué hace falta para transcribir y resumir reuniones en Teams?
La transcripción se activa según la política de la empresa y avisando a los asistentes al inicio. Si lo necesitáis, os damos un texto breve para presentarlo al comité de empresa o a la persona delegada de protección de datos.
¿Se usan nuestros correos para entrenar modelos?
Según las condiciones de los planes de empresa de Microsoft, Anthropic, OpenAI y Google, los datos no se usan para entrenar modelos. Lo comprobamos con vuestro contrato antes de la sesión y en la puesta a punto repasamos qué no conviene introducir nunca.
¿El formador o el grupo ven nuestros correos?
No. El formador no accede a vuestros correos ni guarda nada. Cada participante trabaja con los suyos en su propio ordenador, y en la puesta en común solo se enseña lo que cada cual quiera.
¿Es bonificable por FUNDAE?
Sí. Es formación en vivo y la gestión de la bonificación va incluida. En la propuesta os damos una estimación, que depende del crédito disponible de vuestra empresa.
¿Hay ejercicios evaluados o examen?
No. Es una sesión práctica de trabajo sobre tareas reales. El certificado acredita la asistencia, las horas y el temario.
Ficha técnica
Duración
2 h · una sesión o dos de una hora
Formato
En vivo, presencial u online
Grupo
6 a 15 personas
Nivel
Para quien empieza y para quien ya lo usa
Requisito
Uso diario de correo y calendario
Plataformas
Microsoft 365 Copilot, Claude, ChatGPT o Gemini
Bonificación
FUNDAE, con la gestión incluida
Certificado
De asistencia y verificable. Registro de la formación en IA del equipo (art. 4 del Reglamento europeo de IA)
Formadores
Partners
Microsoft, Databricks y Anthropic
Siguiente paso
Llevemos esta cápsula a vuestro equipo
Decidnos cuántas personas sois, qué plataformas usáis y qué queréis medir. En menos de 48 horas laborables os enviamos la propuesta: temario a medida, fechas posibles y una estimación de la bonificación.