Cápsula IA-03
Copilot · Claude · ChatGPT · Gemini
Documentos y presentaciones con IA
Documentos y presentaciones con IA es una cápsula práctica en vivo de dos horas para quien escribe informes, propuestas o actas y prepara presentaciones: arrancar desde vuestro propio material, mantener el tono y la imagen de la casa y revisar lo que entrega el asistente antes de darlo por bueno. Se imparte sobre Copilot en Word y PowerPoint o sobre Claude, ChatGPT o Gemini, con documentos reales del equipo.
2 h de práctica con casos reales del equipo
6–15 personas por sesión
FUNDAE bonificable, gestión incluida
En vivo presencial u online
01
Qué es la cápsula de documentos y presentaciones con IA y para quién
Cada participante trabaja sobre un documento y una presentación de su propia área con el asistente que usa la empresa, y sale con la guía de estilo de la casa convertida en instrucciones reutilizables.
Para quién
Técnicos y responsables que escriben informes, propuestas, procedimientos o actas, y equipos de marketing, calidad, RRHH o dirección que preparan presentaciones. Si ya usáis el asistente y lo que sale suena genérico o a máquina, la cápsula empieza justo ahí.
Qué gana la organización
El tiempo de la primera versión de un documento, medido en dos tareas reales antes de la sesión y un mes después; documentos y presentaciones coherentes con la imagen de la empresa, y una guía de estilo compartida por el equipo.
Para plantillas grandes
Se organiza en ediciones sucesivas por departamento o turno, con el mismo temario y la misma medición, para no vaciar ningún equipo a la vez.
02
Objetivos de aprendizaje
Al terminar, cada participante es capaz de:
OA-1
Pedir un primer borrador a partir de archivos de referencia: el documento anterior, las notas y los datos.
OA-2
Reescribir, resumir y reestructurar por secciones sin perder el control del texto.
OA-3
Convertir la guía de estilo de la casa en instrucciones reutilizables.
OA-4
Crear una presentación a partir de un documento y con la plantilla corporativa.
OA-5
Revisar cifras, citas y afirmaciones antes de dar un texto por bueno.
OA-6
Entender cómo lee el asistente un documento largo y trocearlo para que no se deje partes.
03
Temario de documentos y presentaciones con IA, minuto a minuto
Temario de referencia. En la propuesta se ajusta a la plataforma, a la licencia y a las tareas reales del grupo.
M0
Puesta a punto
00:00–00:10 · 10 min
0.1
Comprobación de accesos: licencia, archivos en OneDrive o SharePoint, o subida de archivos permitida en Claude, ChatGPT o Gemini.
0.2
Qué ve el asistente: los archivos a los que tenéis acceso o solo los que se le dan.
0.3
Documentos que no se introducen nunca y la regla de trabajo: el asistente redacta, la persona revisa y firma.
M1
El material manda
00:10–00:25 · 15 min
1.1
Por qué un borrador desde cero sale genérico y uno desde vuestros archivos no.
1.2
Qué archivos dar al asistente y cómo nombrarlos para que los encuentre.
1.3
Cómo lee un documento largo: por fragmentos, y qué implica para resumir y reescribir.
M2
Documentos
00:25–01:05 · 40 min
2.1
Borrador desde archivos de referencia: el informe anterior, las notas y los datos.
2.2
Reescribir, resumir, convertir en tabla y cambiar el registro.
2.3
Cambios por secciones con Editar con Copilot (antes, modo agente) o pidiendo cambios concretos en las otras plataformas, y revisarlos uno a uno.
2.4
Citas y fuentes: qué afirmaciones se comprueban siempre.
2.5
Práctica con un documento real del equipo, de las notas a la versión revisable.
M3
Presentaciones
01:05–01:40 · 35 min
3.1
De documento a presentación: estructura, mensajes clave y notas del orador.
3.2
Plantilla corporativa y kit de marca, para que salga con vuestra imagen.
3.3
Editar diapositiva a diapositiva: resumir, reordenar, añadir datos o imágenes.
3.4
Práctica con la presentación del comité a partir del documento anterior.
M4
El tono de la casa y cierre
01:40–02:00 · 20 min
4.1
La guía de estilo convertida en instrucciones reutilizables.
4.2
Lo que el asistente hace bien y lo que siempre pide una lectura humana.
4.3
Dos tareas propias medidas hoy, que cada persona repite al mes. La revisión con el responsable del equipo se hace sobre el conjunto, nunca persona a persona.
4.4
Documentos que se repiten con la misma estructura cada mes: cuándo conviene una plantilla automatizada o un agente. Dudas pendientes y un canal con el formador para las que aparezcan después.
04
Documentos y presentaciones en Copilot, Claude, ChatGPT y Gemini
La cápsula se prepara sobre la plataforma que use la empresa. Esta tabla muestra con qué función se hace cada tarea, a octubre de 2026.
Tarea
Microsoft 365 Copilot
Claude o ChatGPT
Gemini
Borrador desde archivos
Microsoft 365 Copilot
Copilot en Word, con archivos de referencia
Claude o ChatGPT
Subiendo los archivos al chat o a un proyecto
Gemini
Ayúdame a escribir en Documentos de Google
Reescribir y resumir
Microsoft 365 Copilot
Copilot en Word
Claude o ChatGPT
En el chat, por secciones
Gemini
Gemini en Documentos de Google
Cambios por secciones
Microsoft 365 Copilot
Editar con Copilot, antes modo agente
Claude o ChatGPT
Cambios concretos pedidos en el chat
Gemini
Gemini en Documentos de Google
Presentación desde un documento
Microsoft 365 Copilot
Copilot en PowerPoint, a partir de un archivo
Claude o ChatGPT
Generan el archivo de la presentación para descargar
Gemini
Gemini en Presentaciones de Google
Plantilla corporativa
Microsoft 365 Copilot
Plantillas de la organización y kit de marca
Claude o ChatGPT
Claude for PowerPoint trabaja sobre vuestra plantilla; en ChatGPT se aplica después
Gemini
Plantillas de Presentaciones de Google
Guardar el estilo de la casa
Microsoft 365 Copilot
Instrucciones guardadas en Copilot Chat
Claude o ChatGPT
Proyectos y estilos de Claude, o GPT personalizados de ChatGPT
Gemini
Gems o skills de Gemini
Si en el mismo grupo conviven varias plataformas, cada participante practica con la suya y el método es el mismo para todos. La disponibilidad de cada función depende del plan contratado y de la configuración de la organización. Lo comprobamos con vuestro equipo de sistemas una semana antes.
05
Requisitos técnicos por plataforma
Para todos
- Ordenador propio por participante
- Un documento y una presentación reales de cada persona, elegidos por ella
- La guía de estilo de la empresa o un documento que sirva de modelo
Microsoft 365 Copilot
Word · PowerPoint
- Licencia de Microsoft 365 Copilot para la edición avanzada y la plantilla corporativa; en empresas de 2.000 usuarios o más, Copilot Chat ya no funciona dentro de Word ni de PowerPoint
- Archivos en OneDrive o SharePoint
- Plantillas publicadas en la biblioteca de activos de la organización: conviene pedirlo con una semana de margen
Claude o ChatGPT
Claude Team o Enterprise · ChatGPT Business o Enterprise
- Plan de empresa, no cuentas personales
- Subida de archivos permitida por la política de la empresa
- Creación de archivos activada en el espacio de trabajo
Gemini
Google Workspace
- Plan de Google Workspace con Gemini en Documentos y Presentaciones
06
Material que se entrega
Biblioteca de instrucciones con el estilo de la casa, compartida por el equipo
documento compartido
Guía de uso seguro de una página: qué no se introduce y cómo se revisa
Lista de revisión antes de enviar un documento generado con IA
Hoja de medición de las dos tareas elegidas, para la revisión del mes
Excel
Certificado con horas, temario e identificador verificable
07
Instrucciones de ejemplo para documentos y presentaciones
Tres de las instrucciones del temario. En la sesión se adaptan a los documentos de cada participante.
M2 · 2.1 · borrador desde archivos
cualquier plataforma
Con el informe de septiembre y estas notas como base, escribe el borrador del informe de octubre. Mantén la estructura y el tono del de septiembre.
// límite: nada que no esté en el material
Señala entre corchetes cualquier cifra que no esté en las notas y no añadas conclusiones que no aparezcan en el material.
Por qué funciona. Dar el documento anterior como modelo hace más por el tono que cualquier adjetivo en la instrucción.
M2 · 2.3 · cambios por secciones
cualquier plataforma
Reescribe solo el apartado 3 para que se entienda sin conocimientos técnicos.
Mantén las cifras y las referencias.
Mantén las cifras y las referencias.
// formato: cambios visibles
Devuélveme el texto nuevo y, debajo, la lista de lo que has cambiado y por qué.
Por qué funciona. Trabajar por apartados y pedir la lista de cambios mantiene el control del documento.
M3 · 3.1 · de documento a presentación
cualquier plataforma
Convierte este informe en una presentación de ocho diapositivas para el comité.
Una idea por diapositiva, un título que diga la conclusión y notas del orador con el dato que la sostiene.
Una idea por diapositiva, un título que diga la conclusión y notas del orador con el dato que la sostiene.
// comprobación: cada dato, trazable
Indica en las notas de qué página del informe sale cada dato.
Por qué funciona. Con la página de cada dato en las notas, la presentación se comprueba contra el informe en minutos.
08
Límites de la IA en documentos y presentaciones, y cómo se corrigen
En la sesión se ven con ejemplos estos seis fallos y cómo se corrigen.
Síntoma
Qué se hace
El borrador suena genérico.
- Darle el documento anterior y la guía de estilo, y pedir cambios en lugar de textos nuevos.
El resumen de un documento largo se deja partes.
- Resumir por apartados: el asistente lee por fragmentos, no el documento entero.
Reescribir el documento entero de una vez sale mal.
- Trabajar por secciones: un texto largo reescrito de una vez pierde coherencia.
Aparece una cifra o una cita que no está en el material.
- Pedir la fuente de cada dato y comprobar las clave antes de enviar.
La presentación no sale con la plantilla corporativa.
- Publicar la plantilla en la biblioteca de la organización o aplicarla después.
El mismo documento se rehace cada mes con la misma estructura.
- Es un caso para una plantilla automatizada o un agente, y lo dejamos anotado.
09
Preguntas frecuentes sobre documentos y presentaciones con IA
¿Nos sirve si ya usamos el asistente y lo que sale suena genérico?
Sí. Trabajamos sobre lo que os falla hoy: borradores que no suenan a vosotros, resúmenes que se dejan partes y presentaciones que no respetan la plantilla.
¿Y si en el grupo hay niveles distintos?
Cada persona trabaja con sus propios documentos y a su ritmo. Quien va más rápido pasa a la presentación con la plantilla corporativa y a guardar el estilo de la casa.
¿Podemos usar nuestra plantilla de PowerPoint?
Sí, y es lo recomendable. Copilot trabaja con las plantillas de la organización si sistemas las ha publicado en la biblioteca de activos. Si no lo están, conviene pedirlo con una semana de margen.
¿Sirve para un procedimiento de cincuenta páginas?
Sirve, con método. El asistente no lee el documento entero de una vez: trabaja con los fragmentos que considera relevantes. Por eso enseñamos a trabajar por secciones.
¿Se puede hacer con Claude, ChatGPT o Gemini?
Sí. Con un plan de empresa, Claude y ChatGPT trabajan con los archivos que se les suben y pueden devolver el documento o la presentación para descargar; Gemini trabaja dentro de Documentos y Presentaciones de Google.
¿Es bonificable por FUNDAE?
Sí. Es formación en vivo y la gestión de la bonificación va incluida. En la propuesta os damos una estimación, que depende del crédito disponible de vuestra empresa.
¿Y la confidencialidad de los documentos?
Copilot respeta los permisos y las etiquetas de confidencialidad de vuestro entorno: solo ve lo que el usuario ya puede abrir, también lo que se compartió de más. En la puesta a punto repasamos qué documentos conviene no usar y por qué.
¿Se usan nuestros datos para entrenar modelos?
Según las condiciones de los planes de empresa de Microsoft, Anthropic, OpenAI y Google, los datos no se usan para entrenar modelos. Lo comprobamos con vuestro contrato antes de la sesión y en la puesta a punto repasamos qué no conviene introducir nunca.
¿Hay ejercicios evaluados o examen?
No. Es una sesión práctica de trabajo sobre tareas reales. El certificado acredita la asistencia, las horas y el temario.
Ficha técnica
Duración
2 h · una sesión o dos de una hora
Formato
En vivo, presencial u online
Grupo
6 a 15 personas
Nivel
Para quien empieza y para quien ya lo usa
Requisito
Uso habitual de Word y PowerPoint, o de Documentos y Presentaciones
Plataformas
Copilot en Word y PowerPoint, Claude, ChatGPT o Gemini
Bonificación
FUNDAE, con la gestión incluida
Certificado
De asistencia y verificable. Registro de la formación en IA del equipo (art. 4 del Reglamento europeo de IA)
Formadores
Partners
Microsoft, Databricks y Anthropic
Siguiente paso
Preparemos la sesión con vuestros documentos
Decidnos cuántas personas sois, qué plataformas usáis y qué documentos queréis agilizar. En menos de 48 horas laborables os enviamos la propuesta: temario a medida, fechas posibles y una estimación de la bonificación.