Cápsula IA-04
Copilot · Claude · ChatGPT · NotebookLM
Consultar documentos con IA
Consultar documentos con IA es una cápsula práctica en vivo de dos horas para reunir la documentación de un área (procedimientos, contratos, normativa, actas) y hacerle preguntas con IA, con respuestas que citan la fuente y se pueden comprobar. Se imparte con Copilot Notebooks, Researcher o agentes de SharePoint, o con proyectos de Claude o de ChatGPT y NotebookLM de Google, sobre documentación real del área.
2 h de práctica con casos reales del equipo
6–15 personas por sesión
FUNDAE bonificable, gestión incluida
En vivo presencial u online
01
Qué es la cápsula de consultar documentos con IA y para quién
Cada participante prepara la documentación de su área y le hace preguntas con el asistente que usa la empresa. Se practica a fondo una herramienta, el cuaderno o el agente, y la otra se ve en demostración.
Para quién
Calidad, legal, compras, RRHH, oficina técnica, atención al cliente y responsables que quieren preparar un espacio de consulta para su equipo. Si ya habéis probado a preguntar a vuestros documentos y el asistente no encuentra lo que está clarísimo, la cápsula empieza justo ahí.
Qué gana la organización
El tiempo que se dedica a buscar información, medido en dos tareas reales antes de la sesión y un mes después; respuestas trazables, porque se sabe de qué documento sale cada dato, y documentación más ordenada.
02
Objetivos de aprendizaje
Al terminar, cada participante es capaz de:
OA-1
Elegir entre un cuaderno, una investigación a fondo o un agente para el equipo, según el uso.
OA-2
Preparar los documentos para que la IA los encuentre: troceados, bien nombrados y con texto reconocible.
OA-3
Hacer preguntas que obliguen a citar la fuente, y comprobar la respuesta.
OA-4
Detectar cuándo una respuesta es parcial: documentos que no ha leído o tablas que no ha interpretado.
OA-5
Compartir el espacio de consulta sin exponer documentos que no tocan.
OA-6
Escribir las instrucciones de un agente de consulta: qué responde, cómo cita y qué hace cuando no sabe.
03
Temario de consultar documentos con IA, minuto a minuto
Temario de referencia. En la propuesta se ajusta a la plataforma, a la licencia y a las tareas reales del grupo.
M0
Puesta a punto
00:00–00:10 · 10 min
0.1
Comprobación de accesos: licencia, bibliotecas de SharePoint o conectores de Claude, ChatGPT o Google Drive.
0.2
Permisos: el asistente ve lo que ve cada usuario, incluido lo que se compartió de más.
0.3
Documentos que no se usan y la regla de trabajo: el asistente responde, la persona comprueba.
M1
Cómo busca la IA en vuestros documentos
00:10–00:30 · 20 min
1.1
No lee el documento entero: recupera los fragmentos que considera relevantes.
1.2
Lo que implica: documentos troceados, nombres de archivo claros y texto reconocible en lugar de escaneados.
1.3
Límites concretos: número de archivos, tamaño y tablas, según la plataforma.
M2
Un cuaderno para un proyecto o un área
00:30–01:05 · 35 min
2.1
Reunir las fuentes sobre un tema: Copilot Notebooks, proyectos de Claude o de ChatGPT, o NotebookLM.
2.2
Preguntas que piden cita, comparan documentos y señalan lo que falta.
2.3
Investigación a fondo (Researcher, la investigación de Claude o la investigación profunda de ChatGPT y Gemini): cuándo compensa y cuánto tarda.
2.4
Práctica con un cuaderno de la documentación real del área.
M3
Un agente para todo el equipo
01:05–01:40 · 35 min
3.1
Agentes de SharePoint o un proyecto compartido: muchas personas preguntando con las mismas reglas.
3.2
Instrucciones del agente: qué responde, cómo cita y qué hace cuando no sabe.
3.3
Probarlo con las diez preguntas que más se repiten en el área.
3.4
Práctica o demostración, según la herramienta elegida.
M4
Comprobar, mantener y cierre
01:40–02:00 · 20 min
4.1
Respuestas parciales: cómo detectarlas antes de usarlas.
4.2
Quién mantiene la documentación y cada cuánto.
4.3
Dos tareas propias medidas hoy, que cada persona repite al mes. La revisión con el responsable del equipo se hace sobre el conjunto, nunca persona a persona.
4.4
De un agente de consulta a un asistente sobre toda la documentación de la empresa: cuándo hace falta un proyecto. Dudas pendientes y un canal con el formador para las que aparezcan después.
04
Consultar documentos en Copilot, Claude, ChatGPT y Gemini
La cápsula se prepara sobre la plataforma que use la empresa. Esta tabla muestra con qué función se hace cada tarea, a octubre de 2026.
Tarea
Microsoft 365 Copilot
Claude o ChatGPT
Gemini
Reunir fuentes sobre un tema
Microsoft 365 Copilot
Copilot Notebooks
Claude o ChatGPT
Proyectos de Claude o de ChatGPT
Gemini
NotebookLM
Preguntar con cita a la fuente
Microsoft 365 Copilot
Notebooks y chat de Copilot
Claude o ChatGPT
En el proyecto, con cita a los archivos
Gemini
NotebookLM, con cita a la fuente
Investigación a fondo
Microsoft 365 Copilot
Researcher
Claude o ChatGPT
Investigación de Claude o investigación profunda de ChatGPT
Gemini
Investigación profunda de Gemini
Documentación en SharePoint o Drive
Microsoft 365 Copilot
Agentes de SharePoint
Claude o ChatGPT
Conector de Microsoft 365 o de Google Drive
Gemini
Gemini en Google Drive
Compartir con el equipo
Microsoft 365 Copilot
Agente de SharePoint o cuaderno compartido
Claude o ChatGPT
Proyecto compartido de Claude, o agente del espacio de trabajo de ChatGPT
Gemini
Cuaderno compartido de NotebookLM
Si en el mismo grupo conviven varias plataformas, cada participante practica con la suya y el método es el mismo para todos. La disponibilidad de cada función depende del plan contratado y de la configuración de la organización. Lo comprobamos con vuestro equipo de sistemas una semana antes.
05
Requisitos técnicos por plataforma
Para todos
- Ordenador propio por participante
- Entre diez y treinta documentos del área en formato digital, elegidos antes
- Revisión previa de los permisos de la biblioteca que se va a usar
Microsoft 365 Copilot
Notebooks · Researcher · SharePoint
- Researcher requiere licencia de Microsoft 365 Copilot
- Agentes de SharePoint sin coste extra con esa licencia; sin ella, se pagan por uso si sistemas lo ha activado. Crearlos exige permiso de edición en el sitio
- Copilot Notebooks funciona también con Copilot Chat, con más límites
Claude o ChatGPT
Claude Team o Enterprise · ChatGPT Business o Enterprise
- Plan de empresa, no cuentas personales
- Conectores de SharePoint, OneDrive o Google Drive autorizados por sistemas, si se consulta la documentación desde ahí
- Proyectos compartidos permitidos en el espacio de trabajo
Gemini
Google Workspace
- Plan de Google Workspace con Gemini y NotebookLM activado por el administrador
06
Material que se entrega
Espacio de consulta del área: cuaderno o agente, listo para seguir usándolo
en vuestro entorno
Guía para preparar documentos: troceado, nombres, versiones y tablas
Preguntas de prueba del área para comprobar el espacio cuando cambie la documentación
documento compartido
Hoja de medición de las dos tareas elegidas, para la revisión del mes
Excel
Certificado con horas, temario e identificador verificable
07
Instrucciones de ejemplo para consultar documentos
Tres de las instrucciones del temario. En la sesión se adaptan a la documentación de cada área.
M2 · 2.2 · preguntar con cita
cualquier plataforma
Usando solo los documentos de este cuaderno, ¿qué plazo de preaviso tiene el contrato con el proveedor de transporte y qué penalización se aplica si lo incumplimos?
// límite: nada fuera de las fuentes
Cita el documento y el apartado. Si los documentos no lo dicen, responde que no consta.
Por qué funciona. «Si no lo dicen, responde que no consta» convierte una respuesta inventada en una respuesta útil.
M2 · 2.2 · comparar versiones
cualquier plataforma
Compara la versión 3 y la versión 4 del procedimiento de devoluciones.
// formato: solo las diferencias
Enumera solo lo que ha cambiado, con el apartado de cada versión.
Si un apartado no tiene cambios, no lo menciones.
Si un apartado no tiene cambios, no lo menciones.
Por qué funciona. Pedir solo las diferencias, con su apartado, convierte una lectura de una hora en una revisión de minutos.
M3 · 3.2 · instrucciones del agente
agente o proyecto compartido
Eres el asistente de consulta de calidad. Respondes solo con los documentos de esta biblioteca y citas el documento y el apartado.
// qué hace cuando no sabe
Si la respuesta no está en los documentos, dilo y sugiere a quién preguntar.
Si una pregunta pide una decisión, no la tomas: resumes la información y remites al responsable.
Si una pregunta pide una decisión, no la tomas: resumes la información y remites al responsable.
Por qué funciona. Los límites del agente se escriben antes que sus funciones.
08
Límites de la IA al consultar documentos, y cómo se corrigen
En la sesión se ven con ejemplos estos seis fallos y cómo se corrigen.
Síntoma
Qué se hace
No encuentra algo que está clarísimo en la documentación.
- Revisar el archivo: demasiado grande, escaneado o mal nombrado. Trocearlo y renombrarlo.
Con muchos archivos, responde mirando solo unos pocos.
- Acotar las fuentes y preguntar documento a documento cuando importa la cobertura.
Ignora la información que está en una tabla.
- Pasar la tabla a texto o a una fuente de datos consultable.
Responde con un documento que ya no está vigente.
- Retirar las versiones antiguas y poner la fecha en el nombre del archivo.
Encuentra documentos que el equipo no debería ver.
- Revisar los permisos compartidos de más antes de crear el espacio o el agente.
Lo necesitáis para toda la empresa, no para un área.
- Es un proyecto, con sus fuentes, permisos y pruebas, y lo dejamos anotado.
09
Preguntas frecuentes sobre consultar documentos con IA
¿Qué diferencia hay entre un cuaderno y un agente?
El cuaderno es un espacio de trabajo sobre un tema para una persona o un equipo pequeño. El agente sirve para que muchas personas pregunten sobre la misma documentación con las mismas reglas. Elegimos con vosotros cuál practicar según la licencia y el uso.
¿Puede ver documentos que no debería?
El asistente respeta los permisos: solo ve lo que el usuario ya puede abrir. El riesgo está en los documentos compartidos con más gente de la cuenta. Por eso la cápsula empieza revisando qué se comparte y cómo.
¿Funciona con documentos escaneados o con muchas tablas?
Peor. El texto escaneado sin reconocer y las tablas complejas se leen mal o no se leen. Enseñamos a detectarlo y a preparar la documentación para que funcione.
¿Se puede hacer con Claude, ChatGPT o Gemini?
Sí. Con un plan de empresa, los proyectos de Claude o de ChatGPT y NotebookLM de Google trabajan con vuestros documentos y citan la fuente. El método de preparar, preguntar y comprobar es el mismo.
¿Es bonificable por FUNDAE?
Sí. Es formación en vivo y la gestión de la bonificación va incluida. En la propuesta os damos una estimación, que depende del crédito disponible de vuestra empresa.
¿Y si en el grupo hay niveles distintos?
Cada persona trabaja con la documentación de su área y a su ritmo. Quien va más rápido pasa a escribir las instrucciones del agente y a probarlo con las preguntas del área.
¿Y si queremos un asistente para toda la empresa?
Para eso hace falta un proyecto: diseñar las fuentes, los permisos y las pruebas. BertIA los construye sobre vuestra documentación, y esta cápsula os ayuda a saber qué pedirle.
¿Se usan nuestros datos para entrenar modelos?
Según las condiciones de los planes de empresa de Microsoft, Anthropic, OpenAI y Google, los datos no se usan para entrenar modelos. Lo comprobamos con vuestro contrato antes de la sesión y en la puesta a punto repasamos qué no conviene introducir nunca.
¿Hay ejercicios evaluados o examen?
No. Es una sesión práctica de trabajo sobre tareas reales. El certificado acredita la asistencia, las horas y el temario.
Ficha técnica
Duración
2 h · una sesión o dos de una hora
Formato
En vivo, presencial u online
Grupo
6 a 15 personas
Nivel
Para quien empieza y para quien ya lo usa
Requisito
Documentación del área en formato digital
Plataformas
Copilot Notebooks, Researcher o agentes de SharePoint; Claude, ChatGPT o NotebookLM
Bonificación
FUNDAE, con la gestión incluida
Certificado
De asistencia y verificable. Registro de la formación en IA del equipo (art. 4 del Reglamento europeo de IA)
Formadores
Partners
Microsoft, Databricks y Anthropic
Siguiente paso
Ordenemos la documentación de vuestra área
Decidnos qué área queréis empezar, qué plataformas usáis y dónde está hoy la documentación. En menos de 48 horas laborables os enviamos la propuesta: temario a medida, fechas posibles y una estimación de la bonificación.