Formación en ChatGPT
Ficha OA-02
OpenAI ChatGPT
Bonificable por FUNDAE
ChatGPT para tu departamento
ChatGPT para tu departamento es una formación práctica en vivo de 6 horas para que un equipo de negocio use ChatGPT Business o Enterprise con sus documentos y procesos reales: proyectos, conectores a las herramientas de la empresa, análisis de datos e investigación profunda. BertIA, consultora de datos e IA en España, la imparte en ediciones por departamento y deja al grupo con sus casos de uso priorizados.
6 h de práctica con casos reales del equipo
6–12 personas por sesión
FUNDAE bonificable, gestión incluida
En vivo presencial u online
01
Qué es la formación de ChatGPT para tu departamento y para quién
Dos sesiones de tres horas para que un departamento incorpore ChatGPT a su trabajo de cada semana: preparar un informe, contestar un correo delicado, analizar una hoja de cálculo, revisar un documento largo o recopilar antecedentes de varias fuentes. Cada edición se prepara con los documentos, los procesos y la jerga del departamento, no con ejemplos genéricos.
Para quién
equipos de negocio de un mismo departamento: Finanzas, Comercial, RRHH, Operaciones, Calidad y, en farma, Regulatory y Médico. No hace falta ninguna base técnica; sí tener un espacio de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise. Si preferís empezar por una sola tarea, tenéis las cápsulas de dos horas Correo y reuniones con IA y Hojas de cálculo con IA.
Qué gana la organización
un equipo que sabe pedir, comprobar y reutilizar lo que ChatGPT genera; unas pautas propias de uso y de revisión por tipo de documento; y una lista de casos de uso priorizados, con una recomendación clara de por dónde empezar.
Cómo lo trabajamos
empezamos con un diagnóstico previo: pasamos una encuesta corta a los asistentes y hacemos una llamada de 30 minutos con quien impulsa la formación. Con eso preparamos la sesión sobre vuestros procesos. Conocemos el trabajo diario de farma, industria y retail, y lo llevamos a cada ejemplo.
BertIA forma sobre la herramienta que ya usáis. Si el equipo detecta tareas repetitivas que merezca la pena automatizar, la formación puede abrir un proyecto de agentes del departamento.
02
Objetivos de aprendizaje en ChatGPT para tu departamento
Al terminar, cada participante es capaz de:
OA-1
Pedir a ChatGPT con una instrucción clara: objetivo, contexto, formato y tono, y mejorar la respuesta con preguntas de seguimiento.
OA-2
Organizar el trabajo del departamento en proyectos, con sus archivos e instrucciones propias, y reutilizarlos con el equipo.
OA-3
Analizar una hoja de cálculo dentro de un proyecto y comprobar cada cifra antes de usarla.
OA-4
Encargar una investigación profunda apoyada en fuentes internas a través de los conectores, y contrastar el resultado.
OA-5
Aplicar una revisión humana sencilla, distinta para cada tipo de documento del departamento, y cuidar los datos sensibles.
OA-6
Identificar qué tareas del departamento merecen un agente propio y describir el primer caso con un lienzo: problema, datos, usuarios, valor y esfuerzo.
03
Temario de ChatGPT para tu departamento, sesión a sesión
Temario de referencia para dos sesiones de 3 h, online o presenciales. En la propuesta se ajusta a vuestro departamento y a vuestro sector.
M1
ChatGPT en el trabajo diario del departamento
Sesión 1 · 90 min
1.1
Qué es ChatGPT Business o Enterprise y qué cambia respecto a una cuenta personal: los datos de la empresa no se usan para entrenar los modelos.
1.2
Una buena instrucción: objetivo, contexto, documentos de referencia, formato y tono. Se ensaya con tareas reales del departamento.
1.3
Proyectos: un espacio por tarea o proceso, con sus archivos (hasta 40 por proyecto) y sus instrucciones fijas, para no empezar de cero cada vez.
1.4
Práctica: cada participante crea un proyecto con la documentación de una tarea de su semana y lo prueba.
M2
Datos, documentos y revisión humana
Sesión 1 · 90 min
2.1
Documentos largos: resúmenes, comparación de versiones y adaptación de un texto a otro público.
2.2
Análisis de datos: subir una hoja de cálculo a un proyecto, preguntar a la tabla, pedir gráficos y ver cómo ha calculado cada cifra.
2.3
La revisión humana por tipo de documento: qué se comprueba siempre en una cifra, una cita, un texto legal o una comunicación a clientes.
2.4
Datos sensibles: qué conviene anonimizar, qué se puede compartir con el espacio de trabajo y qué pautas de uso fija el departamento.
2.5
Práctica: un archivo real del departamento, de la instrucción a la versión revisada.
M3
Investigación profunda, conectores y agentes
Sesión 2 · 90 min
3.1
Conectores: ChatGPT puede consultar herramientas de la empresa como Drive, SharePoint, Outlook, Gmail, HubSpot o Teams, con los permisos que cada persona ya tiene. Los datos de los conectores no se usan para entrenar por defecto.
3.2
Investigación profunda: encargos largos de varios pasos apoyados en fuentes internas. Se aprende a pedir bien el encargo y a contrastar el resultado.
3.3
Quién configura qué: las personas administradoras pueden añadir conectores propios de la empresa. Qué conviene pedir a sistemas antes de empezar.
3.4
Agentes del espacio de trabajo: cuándo compensa pasar de una buena instrucción a un agente del departamento, y cómo se activa en vuestro plan. Si ya usáis GPT personalizados, se ve qué se puede trasladar, porque están en retirada y su sustituto son los plugins.
3.5
Buenas prácticas de seguridad: qué documentos conviene revisar antes de dar acceso a un conector. Se profundiza en Prepara la casa antes de la IA.
M4
Taller final: casos de uso del departamento
Sesión 2 · 90 min
4.1
Lienzo de caso de uso: cada grupo completa problema, datos, usuarios, valor y esfuerzo para sus tres tareas más prometedoras.
4.2
Puesta en común y primera priorización entre los grupos, con el criterio de valor frente a esfuerzo.
4.3
Cómo medir el avance por tarea o por equipo: tiempo de preparación, número de revisiones y calidad del primer borrador. Nunca por persona.
4.4
Qué incluye el informe de casos de uso que os entregamos y la reunión de devolución a las dos semanas.
04
Qué hace ChatGPT en cada departamento
La formación es la misma en estructura y distinta en contenido. Esta tabla muestra cómo se concreta en cada edición.
Departamento
Documentos y tareas del día a día
Dónde ayuda ChatGPT
Qué se revisa siempre
Finanzas
Documentos y tareas del día a día
Cierres, informes de gestión, previsiones, conciliaciones y hojas con muchas pestañas
Dónde ayuda ChatGPT
Con análisis de datos en un proyecto, y para el comentario del cierre
Qué se revisa siempre
Cifras, fórmulas y criterios contables
Comercial
Documentos y tareas del día a día
Ofertas, seguimiento de cuentas, preparación de reuniones y propuestas
Dónde ayuda ChatGPT
Con proyectos por cuenta y conectores al correo y al CRM
Qué se revisa siempre
Compromisos, condiciones y tono con el cliente
RRHH
Documentos y tareas del día a día
Descripciones de puesto, comunicaciones internas, planes de formación y encuestas
Dónde ayuda ChatGPT
En proyectos para borradores y resúmenes de respuestas
Qué se revisa siempre
Lenguaje inclusivo, datos personales y consistencia entre documentos
Operaciones
Documentos y tareas del día a día
Partes de producción o de tienda, incidencias, planes de mantenimiento y reuniones de seguimiento
Dónde ayuda ChatGPT
Con análisis de datos para tendencias y con proyectos para el seguimiento
Qué se revisa siempre
Fechas, responsables y datos de origen
Calidad
Documentos y tareas del día a día
Procedimientos, desviaciones, informes de investigación y planes de acciones correctoras
Dónde ayuda ChatGPT
Con investigación profunda para recopilar antecedentes y en proyectos para borradores
Qué se revisa siempre
Que el contenido coincida con el documento vigente y con la evidencia
Regulatory y Médico (farma)
Documentos y tareas del día a día
Fichas técnicas, respuestas a consultas, comparación de versiones y revisión de literatura
Dónde ayuda ChatGPT
Con investigación profunda para recopilar y comparar, y en proyectos para versiones de trabajo
Qué se revisa siempre
Cada afirmación frente a su fuente aprobada, siempre por una persona responsable
En entornos GxP, ChatGPT prepara borradores de trabajo y la persona responsable los revisa y aprueba.
05
Requisitos para ChatGPT para tu departamento
Para todos
- Ordenador propio por participante
- Tres o cuatro documentos reales del departamento elegidos antes de empezar, con los datos sensibles anonimizados si hace falta
- Ganas de probar: no hace falta ninguna base técnica
ChatGPT Business o Enterprise
espacio de trabajo
- Un espacio de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise con una cuenta por participante
- Proyectos y análisis de datos disponibles en vuestro plan
- Conectores activados por la persona administradora para las herramientas que queráis usar
Documentos y permisos
preparación con sistemas
- Los conectores trabajan con lo que cada persona ya puede ver: conviene revisar antes los permisos de las carpetas del departamento
- Si queréis, lo revisamos juntos con vuestro equipo de sistemas durante el diagnóstico previo
06
Material de ChatGPT para tu departamento
Informe de casos de uso priorizados: de 5 a 10 casos, con una recomendación de por dónde empezar
Reunión de devolución a las dos semanas para revisar el informe y decidir los siguientes pasos
Sesión online
Biblioteca de instrucciones del departamento, probadas en la sesión con vuestros documentos
Documento
Guía de revisión humana por tipo de documento: qué se comprueba y quién lo aprueba
Lienzos de casos de uso completados por cada grupo en el taller
Documento
Certificado con horas, temario e identificador verificable
07
Instrucciones de ejemplo para ChatGPT
Tres instrucciones del temario. En la sesión se reescriben con los documentos, las cifras y el lenguaje de cada departamento.
M2 · 2.2 · Análisis de datos · preguntar a una tabla
ChatGPT en un proyecto
He subido al proyecto el archivo «Cierre» con las ventas y los costes por línea de producto y por mes.
Dime qué tres líneas han empeorado más su margen respecto al mismo mes del año anterior.
Dime qué tres líneas han empeorado más su margen respecto al mismo mes del año anterior.
// pide que muestre cómo ha calculado cada cifra
Presenta el resultado en una tabla y añade una frase por línea con la posible causa.
Si falta algún dato para concluir, dímelo en lugar de suponerlo.
Si falta algún dato para concluir, dímelo en lugar de suponerlo.
Por qué funciona. Pedir el cálculo a la vista y permitir que ChatGPT diga que falta un dato es lo que permite a Finanzas comprobar la cifra antes de usarla.
M1 · 1.3 · Proyectos · instrucciones fijas de un proceso
Instrucciones del proyecto
Eres el apoyo del equipo de Operaciones para el parte semanal de incidencias.
Usa solo los documentos del proyecto y responde en español, con frases cortas.
Antes de cerrar un parte, indica qué datos faltan y quién debe aportarlos.
Usa solo los documentos del proyecto y responde en español, con frases cortas.
Antes de cerrar un parte, indica qué datos faltan y quién debe aportarlos.
// las instrucciones se guardan una vez y las usa todo el equipo
Organiza siempre el resultado en: incidencias nuevas, abiertas y cerradas.
Por qué funciona. Un proyecto con instrucciones fijas evita explicar el contexto en cada conversación y hace que todo el equipo parta de la misma base.
M3 · 3.2 · Investigación profunda · antecedentes para una revisión
Investigación profunda
Quiero un resumen de antecedentes sobre el procedimiento de gestión de desviaciones.
Usa solo las fuentes internas conectadas de la carpeta de Calidad y los informes de los dos últimos años.
Organiza el resultado por tipo de desviación y cita el documento de cada dato.
Usa solo las fuentes internas conectadas de la carpeta de Calidad y los informes de los dos últimos años.
Organiza el resultado por tipo de desviación y cita el documento de cada dato.
// la revisión la hace la persona responsable de Calidad
Marca con una nota los puntos en los que los documentos no coinciden entre sí.
Por qué funciona. Limitar las fuentes y pedir la cita de cada dato convierte la respuesta en un borrador que una persona puede verificar con rapidez.
08
Situaciones habituales al empezar con ChatGPT, y qué se hace
Seis situaciones que aparecen en casi todos los departamentos y que se trabajan durante la formación.
Síntoma
Qué se hace
La respuesta es correcta en la forma, pero genérica.
- Añadir contexto: para quién es, qué documento tomar como referencia y qué formato se espera. Se ensaya en la primera sesión.
Una cifra del resumen no coincide con la hoja.
- Pedir a ChatGPT que muestre el cálculo y comprobarlo en la hoja antes de usarlo. La revisión humana es parte del flujo.
Alguien quiere subir un documento con datos personales o confidenciales.
- Se aplican las pautas del departamento: anonimizar lo que no hace falta y usar solo el espacio de trabajo de la empresa, donde los datos no se usan para entrenar los modelos.
Algunas personas lo usan mucho y otras casi nada.
- Una biblioteca compartida de instrucciones y un proyecto por equipo, con medición por tarea o por equipo, ayudan a que todos avancen.
El conector no encuentra un documento que sí existe.
- Se comprueba si la persona tiene acceso al documento y si el conector está activado para ese origen. Se revisa con sistemas.
Hay una tarea repetitiva que gustaría automatizar por completo.
- Se describe con el lienzo del taller. Si compensa, es el punto de partida de un agente del departamento.
09
Preguntas frecuentes sobre ChatGPT para tu departamento
¿Podemos trabajar con nuestros documentos reales?
Sí, y es lo recomendable. Cada participante trabaja con sus propios archivos y sus permisos; el formador no se lleva ningún documento. Si algo es muy sensible, lo anonimizamos antes de la primera sesión.
¿Qué plan de ChatGPT necesitamos?
Un espacio de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise. En el diagnóstico previo revisamos con vosotros lo que ya tenéis y qué funciones están activadas.
¿Se puede hacer para un departamento concreto?
Sí, así está pensada. Las ediciones son Finanzas, Comercial, RRHH, Operaciones y Calidad, y en farma también Regulatory y Médico. Si vuestro departamento no está en la lista, preparamos una edición a medida.
¿Se usan nuestros datos para entrenar los modelos?
En ChatGPT Business y Enterprise no se entrena con los datos de la empresa, y los datos de los conectores tampoco se usan por defecto. Lo repasamos en la primera sesión.
¿Qué pasa en entornos regulados como farma?
ChatGPT prepara borradores de trabajo y la persona responsable los revisa y aprueba. Si el uso entra en un proceso GxP, se documenta según vuestro sistema de calidad.
¿Qué se llevan al terminar?
Un informe de 5 a 10 casos de uso priorizados, con una recomendación de por dónde empezar, y una reunión de devolución a las dos semanas. La formación puede dar paso a un proyecto de agentes del departamento.
¿Hay pruebas o notas?
No. El taller final es vuestro propio trabajo, sin nota. El certificado acredita la asistencia, las horas y el temario.
¿Es bonificable por FUNDAE?
Sí. Es formación en vivo y la gestión de la bonificación va incluida. En la propuesta os damos una estimación, que depende del crédito disponible de vuestra empresa.
Ficha técnica
Duración
6 h · 2 sesiones de 3 h
Formato
En vivo, presencial u online
Grupo
6 a 12 personas
Nivel
Inicial, para equipos de negocio
Requisito
Espacio de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise
Plataformas
ChatGPT Business y Enterprise: proyectos, conectores, análisis de datos e investigación profunda
Bonificación
FUNDAE, con la gestión incluida
Certificado
De asistencia y verificable. Registro de la formación del equipo
Formadores
Partners
Independiente de la plataforma
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