Formación en ChatGPT
Ficha OA-03
OpenAI ChatGPT
Bonificable por FUNDAE
Pregunta a tus documentos y datos con ChatGPT
Pregunta a tus documentos y datos con ChatGPT es una formación práctica en vivo de 4 horas para que mandos y analistas de negocio consulten sus documentos y analicen sus hojas de cálculo con ChatGPT Business o Enterprise, comprueben cada respuesta y protejan los datos sensibles. BertIA, consultora de datos e IA en España, la imparte con vuestros propios archivos y deja al grupo con sus casos de uso priorizados.
4 h de práctica con casos reales del equipo
6–12 personas por sesión
FUNDAE bonificable, gestión incluida
En vivo presencial u online
01
Qué es la formación para preguntar a documentos y datos con ChatGPT, y para quién
Dos sesiones de dos horas para que un equipo deje de buscar a mano en contratos, informes y hojas de cálculo, y aprenda a preguntarles directamente: qué dice este documento, qué ha cambiado entre dos versiones, qué tendencia se ve en esta tabla. La parte importante es la segunda: cómo comprobar que la respuesta es correcta antes de usarla.
Para quién
mandos y analistas de negocio que manejan documentos largos y tablas en su día a día. No hace falta ninguna base técnica; sí tener un espacio de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise.
Qué gana la organización
un equipo que consulta sus documentos y sus datos con método, unas pautas claras sobre qué se puede subir y qué no, y una lista de casos de uso priorizados, con una recomendación de por dónde empezar.
Cómo lo trabajamos
empezamos con un diagnóstico previo: pasamos una encuesta corta a los asistentes y hacemos una llamada de 30 minutos con quien impulsa la formación. Con eso preparamos la sesión con vuestros documentos, vuestras hojas y vuestra jerga. Conocemos el trabajo diario de farma, industria y retail, y lo llevamos a cada ejemplo.
BertIA forma sobre la herramienta que ya usáis. Si queréis ir más allá del trabajo individual, hay formaciones para llevar ChatGPT a todo un departamento.
02
Objetivos de aprendizaje al preguntar a documentos y datos con ChatGPT
Al terminar, cada participante es capaz de:
OA-1
Subir documentos a ChatGPT y hacerles preguntas con precisión, pidiendo siempre de qué parte del documento sale cada respuesta.
OA-2
Organizar los documentos de un tema en un proyecto y reutilizarlo con el equipo.
OA-3
Analizar una hoja de cálculo con ChatGPT: preguntar a la tabla, pedir gráficos y ver cómo se ha calculado cada cifra.
OA-4
Usar los conectores para consultar fuentes de la empresa, sabiendo qué ve cada persona y qué no.
OA-5
Verificar los resultados con una lista de comprobaciones sencilla y detectar cuándo una respuesta no es fiable.
OA-6
Decidir qué datos se pueden subir y cuáles se anonimizan, y describir el primer caso de uso con un lienzo: problema, datos, usuarios, valor y esfuerzo.
03
Temario para preguntar a documentos y datos con ChatGPT, sesión a sesión
Temario de referencia para dos sesiones de 2 h, online o presenciales. En la propuesta se ajusta a vuestros documentos y a vuestro sector.
M1
Preguntar a un documento
Sesión 1 · 60 min
1.1
Qué funciones de ChatGPT tenéis en vuestro plan y qué pasa con los archivos que subís: en ChatGPT Business y Enterprise no se entrena con los datos de la empresa.
1.2
Preguntas que funcionan: concretas, con el documento delante y pidiendo la referencia de cada dato.
1.3
Documentos largos y varias versiones: resumir, comparar y extraer los puntos que importan al departamento.
1.4
Práctica: un documento real de cada participante, de la pregunta a la respuesta comprobada.
M2
Proyectos y conectores: vuestros documentos siempre a mano
Sesión 1 · 60 min
2.1
Proyectos: reunir los documentos de un tema, con hasta 40 archivos, y dar al proyecto instrucciones fijas para todo el equipo.
2.2
Conectores: consultar herramientas de la empresa como Drive, SharePoint, Outlook, Gmail, HubSpot o Teams, con los permisos que cada persona ya tiene.
2.3
Los datos de los conectores no se usan para entrenar por defecto, y las personas administradoras controlan qué conectores están disponibles.
2.4
Práctica: montar un proyecto con los documentos de un proceso real y preguntarle como lo haría un compañero nuevo.
M3
Analizar hojas de cálculo y verificar el resultado
Sesión 2 · 60 min
3.1
Análisis de datos en un proyecto: subir una hoja, preguntar a la tabla, detectar patrones y pedir un gráfico.
3.2
Cómo preparar la hoja: cabeceras claras, una fila por registro y las definiciones de cada columna, para que la respuesta sea fiable.
3.3
Lista de comprobaciones: ver el cálculo, recalcular una cifra a mano, probar con un caso conocido y contrastar con otra fuente.
3.4
Datos sensibles: qué se puede subir tal cual, qué se anonimiza y qué no debe salir del sistema de origen.
M4
Taller final: casos de uso con vuestros documentos y datos
Sesión 2 · 60 min
4.1
Lienzo de caso de uso: cada grupo completa problema, datos, usuarios, valor y esfuerzo para sus tareas más prometedoras.
4.2
Puesta en común y primera priorización entre los grupos, con el criterio de valor frente a esfuerzo.
4.3
Cómo medir el avance por tarea o por equipo: tiempo de búsqueda, número de comprobaciones y calidad de la respuesta. Nunca por persona.
4.4
Qué incluye el informe de casos de uso que os entregamos y la reunión de devolución a las dos semanas.
04
Qué se hace con cada tipo de archivo
La pregunta cambia según lo que haya delante. Esta tabla resume dónde se hace cada cosa en ChatGPT y qué se comprueba siempre.
Tarea
Ejemplo de pregunta
Dónde se hace en ChatGPT
Qué se comprueba siempre
Preguntar a un documento
Ejemplo de pregunta
«¿Qué plazos de entrega fija este contrato?»
Dónde se hace en ChatGPT
En una conversación o en un proyecto con el documento subido
Qué se comprueba siempre
Que la referencia citada existe y dice lo que se afirma
Comparar versiones
Ejemplo de pregunta
«¿Qué ha cambiado entre la versión 3 y la 4 del procedimiento?»
Dónde se hace en ChatGPT
En un proyecto con las dos versiones
Qué se comprueba siempre
Cada cambio señalado, uno a uno, en los dos documentos
Analizar una hoja de cálculo
Ejemplo de pregunta
«¿Qué tres líneas han empeorado su margen?»
Dónde se hace en ChatGPT
Con análisis de datos dentro de un proyecto
Qué se comprueba siempre
El cálculo mostrado y una cifra recalculada a mano
Reunir información de varias fuentes
Ejemplo de pregunta
«Resume lo que hay sobre este proveedor en el correo y en la carpeta compartida»
Dónde se hace en ChatGPT
Con conectores y investigación profunda
Qué se comprueba siempre
Que las fuentes son las previstas y las vigentes
Trabajar con datos sensibles
Ejemplo de pregunta
«¿Puedo subir esta tabla de clientes?»
Dónde se hace en ChatGPT
Siguiendo las pautas del departamento y el espacio de trabajo de la empresa
Qué se comprueba siempre
Que se ha anonimizado lo que no hace falta y que solo accede quien debe
Las funciones disponibles dependen del plan de ChatGPT de vuestra empresa. En el diagnóstico previo revisamos cuáles tenéis activadas.
05
Requisitos para preguntar a documentos y datos con ChatGPT
Para todos
- Ordenador propio por participante
- Dos o tres documentos y una hoja de cálculo reales elegidos antes de empezar, con los datos sensibles anonimizados si hace falta
- Ganas de probar: no hace falta ninguna base técnica
ChatGPT Business o Enterprise
espacio de trabajo
- Un espacio de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise con una cuenta por participante
- Proyectos y análisis de datos disponibles en vuestro plan
- Conectores activados por la persona administradora, si queréis consultar herramientas de la empresa
06
Material de la formación sobre documentos y datos con ChatGPT
Informe de casos de uso priorizados: de 5 a 10 casos, con una recomendación de por dónde empezar
Reunión de devolución a las dos semanas para revisar el informe y decidir los siguientes pasos
Sesión online
Lista de comprobaciones para verificar respuestas sobre documentos y sobre hojas de cálculo
Guía de datos sensibles: qué se sube, qué se anonimiza y qué no sale del sistema de origen
Lienzos de casos de uso completados por cada grupo en el taller
Documento
Certificado con horas, temario e identificador verificable
07
Preguntas de ejemplo para documentos y datos
Tres peticiones del temario. En la sesión se reescriben con vuestros documentos, vuestras cifras y vuestro lenguaje.
M1 · 1.3 · Documentos largos · comparar versiones
ChatGPT en una conversación
Te paso dos versiones de nuestro procedimiento de gestión de pedidos.
Dime qué ha cambiado entre ambas y en qué apartado.
Dime qué ha cambiado entre ambas y en qué apartado.
// pide que cite el texto de cada versión
Organiza el resultado en una tabla con tres columnas: apartado, antes y después.
Si no estás seguro de un cambio, márcalo para que lo revise una persona.
Si no estás seguro de un cambio, márcalo para que lo revise una persona.
Por qué funciona. Pedir el texto de cada versión permite comprobar los cambios uno a uno, y dejar que ChatGPT marque las dudas evita que se den por buenos cambios no verificados.
M3 · 3.1 · Hoja de cálculo · preguntar a la tabla
Análisis de datos
He subido la hoja «Ventas por tienda» con una fila por tienda y por semana.
Dime qué cinco tiendas han bajado más sus ventas en las últimas ocho semanas.
Dime qué cinco tiendas han bajado más sus ventas en las últimas ocho semanas.
// pide que explique el cálculo y las columnas usadas
Añade un gráfico de la evolución y una frase por tienda con lo que se observa.
Si hay semanas con datos vacíos, indícalo antes de seguir.
Si hay semanas con datos vacíos, indícalo antes de seguir.
Por qué funciona. Ver las columnas y el cálculo usados permite al analista repetir la cifra, y avisar de los huecos evita conclusiones sobre datos incompletos.
M2 · 2.2 · Conectores · reunir información de varias fuentes
Investigación profunda
Quiero un resumen de lo que hay sobre el último cambio de método de análisis de un producto.
Usa solo los conectores de la carpeta de Calidad y del correo del equipo.
Ordena el resultado por fecha y cita el documento de cada dato.
Usa solo los conectores de la carpeta de Calidad y del correo del equipo.
Ordena el resultado por fecha y cita el documento de cada dato.
// la persona responsable revisa antes de usarlo
Marca los puntos en los que las fuentes no coinciden.
Por qué funciona. Limitar las fuentes y pedir la cita de cada dato convierte la respuesta en un borrador que una persona puede verificar con rapidez.
08
Situaciones habituales al preguntar a documentos y datos, y qué se hace
Seis situaciones que aparecen en casi todos los equipos y que se trabajan durante la formación.
Síntoma
Qué se hace
La respuesta suena bien pero no indica de dónde sale.
- Pedir siempre la referencia del documento y el apartado, y comprobarla. Se ensaya en la primera sesión.
Una cifra del análisis no coincide con la hoja.
- Pedir a ChatGPT que muestre el cálculo y las columnas usadas, y recalcular una cifra a mano antes de usar el resultado.
La hoja tiene cabeceras repetidas, celdas combinadas o varias tablas en una pestaña.
- Ordenar la hoja antes de subirla: una fila por registro y una cabecera clara. Se practica en la segunda sesión.
Alguien quiere subir un documento con datos personales o confidenciales.
- Se aplican las pautas del equipo: anonimizar lo que no hace falta y usar solo el espacio de trabajo de la empresa.
El conector no encuentra un documento que sí existe.
- Se comprueba si la persona tiene acceso al documento y si el conector está activado para ese origen. Se revisa con sistemas.
Cada persona pregunta de una manera y los resultados no son comparables.
- Se guardan las preguntas que funcionan en un proyecto compartido, con instrucciones comunes para todo el equipo.
09
Preguntas frecuentes sobre preguntar a documentos y datos con ChatGPT
¿Podemos trabajar con nuestros documentos y hojas reales?
Sí, y es lo recomendable. Cada participante trabaja con sus propios archivos y sus permisos; el formador no se lleva ningún documento. Si algo es muy sensible, lo anonimizamos antes de la primera sesión.
¿Se usan nuestros datos para entrenar los modelos?
En ChatGPT Business y Enterprise no se entrena con los datos de la empresa, y los datos de los conectores tampoco se usan por defecto. Lo repasamos en la primera sesión.
¿Qué plan de ChatGPT necesitamos?
Un espacio de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise. En el diagnóstico previo revisamos con vosotros lo que ya tenéis y qué funciones están activadas.
¿Cómo sabremos que la respuesta es correcta?
Con una lista de comprobaciones que se practica en la sesión: ver el cálculo, recalcular una cifra, contrastar con la fuente y dejar la decisión final en una persona.
¿Y si trabajamos con Excel de más de una pestaña?
Se trabaja con ellas, preparando antes la hoja para que cada tabla sea clara. En la sesión se practica con vuestros archivos.
¿Qué se llevan al terminar?
Un informe de 5 a 10 casos de uso priorizados, con una recomendación de por dónde empezar, y una reunión de devolución a las dos semanas.
¿Hay pruebas o notas?
No. El taller final es vuestro propio trabajo, sin nota. El certificado acredita la asistencia, las horas y el temario.
¿Es bonificable por FUNDAE?
Sí. Es formación en vivo y la gestión de la bonificación va incluida. En la propuesta os damos una estimación, que depende del crédito disponible de vuestra empresa.
Ficha técnica
Duración
4 h · 2 sesiones de 2 h
Formato
En vivo, presencial u online
Grupo
6 a 12 personas
Nivel
Inicial, para negocio
Requisito
Espacio de trabajo de ChatGPT Business o Enterprise
Plataformas
ChatGPT Business y Enterprise: documentos, proyectos, conectores y análisis de datos
Bonificación
FUNDAE, con la gestión incluida
Certificado
De asistencia y verificable. Registro de la formación del equipo
Formadores
Partners
Independiente de la plataforma
Siguiente paso
Que vuestro equipo pregunte a sus datos y se fíe de la respuesta
Contadnos qué documentos y hojas manejáis más y cuántas personas formarían parte del grupo. En menos de 48 horas laborables os enviamos una propuesta con el temario ajustado y las fechas posibles.